Formulario Cartera Zona Clientes
El formulario de encuentra ubicado en la siguiente ruta:
Al presionar la opción anterior aparece el siguiente formulario de cartera zona clientes. El cual se usa para pagos virtuales de zona virtual y pagos Wompi de Bancolombia.
Explicación de campos y funcionamiento
Este formulario permite manejar la cartera de Softinm local y ser sincronizada en zona clientes para que el cliente, en este caso los arrendatarios puedan pagar su canon de arrendamiento desde las páginas web de las inmobiliarias y cobrar los intereses automáticamente de acuerdo al día del pago, Se permite mostrar en el momento que un arrendatario pueda visualizar el detalle de su cartera y hacer enlaces desde cualquier banco que el inquilino tenga hacia el banco de la inmobiliaria. Esto dependiendo de los convenios que la inmobiliaria tenga con respecto al recaudo. Se permite PSE, Débito bancario Bancolombia, pagos por tarjetas de crédito, pagos por Nequi, etc.
Descripción de cada campo de acuerdo al formulario:
Arrendatario o Tercero
Esta opción permite hacer el filtro por:
Un Tercero: El cual se debe digitar la cedula o el Nit. En este si un arrendatario tiene varios contratos todos son seleccionados.
Contrato: Corresponde digitar el contrato del inquilino que se desea consultar.
Todos: Permite seleccionar todos los contratos que estén en el sistema
Día de causación: Cuando se digita un solo contrato y el sistema valida la fecha de causación y muestra el día que tiene parametrizado en el formulario de contratos, compatible con el campo Rango Fechas Contratos.
Secuencia Envío: Es usado para diferenciar los envíos que se quieran reportar en el mes. Normalmente cuando se envían una sola vez a mes se va con la secuencia A. Veamos varios ejemplos de cómo se usan las otras secuencias.
- Se tiene como política que se hacen tres envíos al mes: El primer envío se hace entre el 1 y el 10 del mes en curso, este se va con secuencia A, luego se hace el segundo envío desde 11 al 20 este se también se va con la secuencia A, y un tercer envío con fecha del 21 al 30 del mes en curso con secuencia A. Esta es la forma normal de hacer los envíos sin novedades en el mes.
- Resulta que un cliente de estos tres rangos hizo el pago correspondiente y en ese mismo mes se le generaron otros cobros, entonces como el cliente ya al menos ese mes hizo un pago de esa cartera enviada se debe enviar esa segunda cartera como secuencia B, con el fin de garantizar el buen proceso.
- Después de enviar la secuencia A un cliente informa de que tiene cartera vencida, pero desea cancelar la del mes anterior y luego pagar la del mes en curso, entonces llama a la oficina para que le hagan ese proceso antes de vencer el pago, entonces el empleado hace un filtro por contrato y en el detalle de cartera elimina la cartera del mes actual y deja el anterior, entonces como todavía en el sistema de zona clientes web existe un valor vigente, para reemplazar esta.
- Resulta que un inquilino paga el canon enviado en la secuencia A, pero ese mes llega un cobro adicional como en unos servicios públicos, entonces esta cartera se debe subir con secuencia B, porque ya hizo pagos en el mismo mes con secuencia A. y así poder hacer dos o más pagos en el mismo mes.
Opción de Filtro de Contratos: Estos pueden ser:
Se permite filtrar cuando se seleccionan todos los arrendatarios el cual me permite Seleccionar los contratos activos, contratos inactivos o Todos los contratos independientes del estado en que se encuentren y así mostrar la cartera completa.
Conceptos para Intereses:
Los conceptos para intereses se permiten configurar a que conceptos se le desea que se le aplique el cobro de intereses, esto lo decide la empresa de acuerdo a sus políticas empresariales. Para que el sistema le recuerde a que conceptos se le aplican los intereses se deben digitar y grabar por el formulario de configuración 1. Tambien el concepto correspondiente a pre juridicos. según la siguiente imagen:
Manejo de fecha Según Imagen siguiente:
Rango Días Causación: Se permite seleccionar los contratos por día de acuerdo a la fecha de causación. Es de gran utilidad ya que no es recomendable enviar todos los contratos del mes cuando se trabaja con fechas de causación para todos los días. Si una empresa tiene contratos diarios se debe enviar como máximo cada 10 días, lo ideal es enviar cada 5 días los envíos. Ejemplo envíos de contactos con día de causación del 1 al 5, el 6 al 10, del 11 al 15, del 16 al 20, del 21 a 25, 26 al 30.
¿Las personas se preguntarán porque de esta forma? La explicación es la siguiente: cuando uno envía cartera de estos rangos garantiza que los pagos de un mes a otro mes no se van a cruzar en un mismo mes. Ejemplo el 1 del mes envío todos los contratos y le permito al cliente pagar por la página con 25 días, entonces si un contrato tiene fecha de causación del día 15, su plazo para pagar es hasta el 10 del mes siguiente. Entonces si el cliente no entro a pagar en el mes de enero su respectivo canon y la empresa decidió en febrero enviar todos los contratos para que los clientes paguen, el inquilino cuando entre a la página encontrara dos registros causados el que envío el mes de enero con fecha de vencimiento hasta el 10 de febrero y encontrará otro cobro con la sumatoria del canon que debe del mes de enero con sus respectivos cobros por sanción pre jurídicos si así lo manejan y el canon de febrero, esto puede causar malos entendidos, ya que la empresa le dio 25 días para pagos en electrónicos y ya le envío de nuevo el canon del mes de febrero de forma anticipada antes del 15 de febrero que es el que se cumple el nuevo plazo de canon.
Fecha Corte Cartera: En este campo se digita la fecha por la cual se desea hacer la consulta de la cartera que tenga fechas de causación menor o igual a esta. Ejemplo se tiene cartera del mes de enero y febrero, pero la empresa desea solo enviar la cartera del mes de enero, entonces el sistema solo envía como fecha de corte hasta el 31 de enero, el sistema solo selecciona la cartera que tenga menores a esta. Y descarta la cartera causada en febrero.
Cartera vencida mayor a: Es de gran utilidad cuando se desea enviar cartas o correos de cuentas de cobro para solo las carteras vencidas y hacer una gestión de cartera a los clientes. Para esta opción se debe tener permisos en el sistema para manejo de plantillas cartas y envíos de correos electrónicos. Este campo está relacionado o se debe digitar el número de días de vencido, para seleccionar cartera por ejemplo mayores de 30 días.
Fecha de expedición: Corresponde a la fecha de expedición en que se genera la cartera. Si esta parametrizado para aplicar Pre Jurídicos se toma esta fecha para el caculo de los días de sanción, también es de gran utilidad cuando se envían las cartas por correo electrónico, el cual identifica el encabezado de la carta.
Plazo para pagar: Este campo es de acuerdo a las políticas de la empresa. Normalmente se acostumbra 25 días, pero puede variar según los gustos. Este plazo funciona de la siguiente manera: cuando se digita todos los contratos se le suma la fecha de causación este número de días para que el cliente tenga la cartera en la nube disponible para el pago. Cabe aclara que una cosa es plazo para la web y otra el vencimiento del pago de la obligación que como costumbre se le otorgan 4 días de vencimiento, esto quiere decir que si un contrato se causa el 1 del mes y un plazo de 4 días, su fecha de vencimiento máxima de pago es hasta el 5 del mes en curso, pero se le da un plazo de pago en la web hasta el 25 del mes, entonces si el cliente decide realizar el pago el día 15, el sistema lo que hace es que le informa al cliente que se le cobraran interese por un valor determinado de acuerdo al porcentaje digitado al momento de hacer el pago o sea que en esta caso se le cobran 10 o 15 días de intereses por pagar después del día 5to.
% Intereses: Corresponde al porcentaje de intereses que se le cobra el inquilino si paga después de la fecha de vencimiento. Este campo se debe parametrizar por el formulario de configuración 2. Es obligatorio, ya que el sistema siempre cobra intereses por mora si el cliente tiene matriculado cobrar intereses por contrato. Según la siguiente imagen:
Nota: Si no desea cobrar interese a un contrato especifico, quitar el chulo al contrato.
Cobros días mayor a: Para que se pueda visualizar primero debe tener permisos en configuración dos el Campo (Aplicar Pre jurídicos) Este campo se usa para los contratos con cartera mayor a 30 días, se le cobre otra tasa de intereses por sanción el cual llamamos Pre Jurídicos. Esto de acuerdo a las políticas de cada empresa. Es parametrizable. Y tiene relación con el campo de % Pre jurídicos. Muchas empresas definen que para estos cobros se hacen con dos tasas diferentes. Ejemplo interese mes en curso 2% y los vencidos a más de 30 días la tasa máxima permitida, si la empresa decide porcentajes superiores es bajo si responsabilidad fiscal.
Aplicar Excepciones de cartera: Se usa para descartar cartera de inquilinos que se tengan parametrizados los cuales no deseo que se incluyan en los cobros mensuales. Como por ejemplo anticipos a canon por concepto de servicios públicos, el cual se deben aplicar el final del contrato. O cuando se tienen contratos a empresas públicas cuando se tiene un canon de arrendamiento y causaciones de diferentes cuantas de servicios públicos en cabeza de muchos inquilinos y propietarios los cuales no se pueden mezclar con el canon de arrendamiento.
Excluir jurídicos y/o Siniestrados: Por defecto se activa este campo para que no se tengan en cuenta el filtro para los contratos que se encuentran en jurídico o siniestrados, ya que se encuentran con un abogado o reportados a la aseguradora y por tal motivo el arrendador no puede realizar pagos a la inmobiliaria y no se interrumpa las obligaciones jurídicas.
Cobrar intereses por fecha de vencimiento: según las políticas de los contratos se deben cobrar intereses a los clientes en el mes en curso de acuerdo a la fecha de vencimiento o sea los días que le dan de gracia, que por defecto son 4 días en inmuebles residenciales. En los contratos de comercio pueden variar. Si la empresa desea que se cobren los interese por fecha de cartera, se le debe quitar el respectivo chulo y el sistema descarta el cobro por fecha de vencimiento.
Llevar Pre Jurídicos a Cartera: Permite llevar al detalle de la cartera el porcentaje definido anterior mente, consiste en si está activo este campo se lleva el % Pre jurídico, pero si no está activo se lleva el campo de % intereses.
Llevar Pre Jurídicos en Cero: Permite llevar al detalle de la cartera el porcentaje definido anterior mente en cero, con el fin de no calcular más intereses a los valores vencidos. Si este campo está activo se omite el campo: Llevar Pre Jurídicos a Cartera
Filtro de datos:
Local: Permite seleccionar la cartera desde Softinm local, con el fin de procesar la cartera que tiene el cliente activa en el momento que se desea generar la sincronización.
Zona Clientes: Consiste en consultar en días posteriores la cartera enviada a zona clientes o cuando un cliente realiza una queja y así saber que cartera tiene sincronizada para dar alguna explicación al respecto.
Consultar: Consulta la cartera existente en el sistema de acuerdo a la parametrización realizada anteriormente.
Seleccionar Estilos
Enviar Wompi - Zona Clientes: Es usado para sincronizar la cartera a zona clientes, con el fin de que el cliente pueda realizar pagos electrónicos en las páginas web del cliente. Para esto se necesita convenios con Zona Virtual o Wompi Bancolombia.
Enviar Correos: Se permite enviar correos electrónicos a cada arrendatario para hacer cuentas de cobros deferentes modelos de cartas, por ejemplo, carteras jurídicas, carteras pre jurídicas, de avisos y carteras a reportar a la aseguradora. Esto para controlar y avisar al cliente sobre sus estados de cuenta. Para esta opción la empresa tuvo que adquirir el formulario de plantillas cartas y control correos electrónicos
Enviar Correos y Copia Correo: El mismo del anterior, pero Adiciona correo de copia para las agencias inmobiliaria como soporte que se envió correo al arrendatario.
Generar PDF: Solo se genera el PDF Sin enviar correo electrónico. Se copia en la carpeta: Softinm/PDF/Cartera.
Enviar a Excel: Se permite enviar la información a archivo de Excel para procesar información de la empresa o como control interno.
Tabla de Arrendatarios y totales generales:
Descripción de campos:
Seleccionar: Permite seleccionar el envío de una cartera para el cliente. Por defecto esta con chulo, que significa que se va a procesar el registro para sincronización, permite quitarlo para descartar envíos.
Referencia: Campo clave que identifica cada envío está conformado por dos campos: contrato y NIT.
Id Único fac: Está compuesto por el contrato + el año + mes + secuencia.
Forma Recaudo: El recaudo se hace por número del Contrato.
Tipo: Identifica el tipo de documento cedula o nit.
Nro. id: Corresponde a la identificación del cliente, puede ser tarjeta de identidad, cedula Nit, Etc.
Nombre: corresponde al nombre del cliente.
Apellido: Apellido del cliente.
Email: corresponde al correo electrónico del cliente, se usa cuando se desea enviar envíos de correos por asunto.
Celular: Corresponde al número del celular que tiene el cliente.
Valor Total: Corresponde al total de la deuda que tiene el cliente (Arrendatario) en cartera seleccionada.
Plazo: Corresponde al plazo que se le da al cliente de acuerdo al campo diligenciado arriba (Plazo para pagar:)
Información detalle de cartera seleccionada
Seleccionar: Se activa cuando se selecciona la cartera- Un el empleado puede descartar o quitar la seleccion de un registro de canon si desea no sincronizar a zona cliente, solo se pueden quitar los que tengan consecutivo de cartera y documento. Los que se encuentran en cero son obligatorios ya que corresponden a sanciones o cobros de recaudos zona clientes.
Cons. Cartera: Corresponde al consecutivo de cartera grabado por el sistema administrativo. Si esta en cero es porque se hizo el calculo virtual y todavia no se ha registrado contablemente, ya que este se aplica cuando el cliente realiza el pago. Ejemplo para pagos de zona clientes o pre juridicos.
Tipo: Identifica si el cobro es facturas, servicios públicos, administraciones, reparaciones, etc.
Documento: Corresponde al consecutivo generado puede ser facturas, servicios públicos, administraciones, reparaciones, etc. Nota: si es un pre juridico se antepone al número del documento el 9, para identificar que hace referencia a la factura que se aplico el pre juridico.
Fecha Cartera: Fecha de causación del contrato y por la que se causó en el mes o meses anteriores.
Fecha Vencimiento: Corresponde a la fecha de vencimiento que tiene el canon de arrendamiento por defecto es 4 días mayor a la fecha de cartera. Eso según parametrización en la configuración del contrato.
Concepto: Corresponde al concepto asignado de acuerdo al documento causado.
Detalle: Describe el motivo de causación de acuerdo al concepto del detalle grabado en el módulo administrativo.
Valor: Corresponde al saldo de cartera adeudado. Un valor positivo que el cliente debe ese dinero, negativo una deducción que puede ser retenciones en la fuente o saldos a favor por servicios públicos.
Es Iva: Se usa cuando el valor que se describe en el concepto corresponde al IVA en canon de arrendamiento. Esto cuando el contrato es de destinación comercial.
Pagado: Cuando se consulta de zona clientes que identifica que ya fue pagado por el cliente.
Cobrar Intereses: Corresponde al concepto para los cuales se les va a cobrar intereses por mora.
Pje Int: Corresponde al porcentaje de intereses que se le cobra al detalle.
Pje IVA: Corresponde al porcentaje de IVA que se le debe cobrar cuando se realicen los intereses.
egistro: Consecutivo del sistema.
Id Único fac: Está compuesto por el contrato + el año + mes + secuencia.
Aplicar Pre jurídicos: Si la empresa está configurada para manejar pre jurídicos permite identificar que para ese registro solo se cobran intereses por mora para el periodo actual y no para los meses vencidos, ya que fueron generados virtualmente por pre juridicos para el momento del pago.
Fecha Inicio Periodo: Corresponde a la fecha inicial por la cual se le cobra el interés de mora solo para el último periodo de acuerdo al día que vaya a pagar. Ejemplo: Si la empresa tiene configurado el manejo aplicar pre jurídicos, esto esta explicado en el campo (Cobros días mayor a:) explicado anteriormente. Cuando aparece un registro de este modo se ven en la siguiente imagen:
NOTA 1: La fórmula para el cálculo de intereses es la siguiente:
Valor_Interes = round(((Valor * Pje_Intereses)/100) * DiasIntereses/30,0)
Round = Función que permite hacer redondeos sobre valores calculados
Pje_Intereses: Porcentaje de intereses digitado por el cliente
DiasIntereses: Se calcula de dos formas
La primera forma es: Esta se usa para el cálculo de pre jurídicos se toma la fecha de expedición del informe (ver imagen) menos la Fecha en el detalle de carera.
La fórmula es: DiasIntereses = Fecha_expedicion – Fecha_cartera
La segunda Forma es: Cuando el inquilino entra a la página web y se deben calcular de acuerdo a la fecha real del sistema – Fecha de cartera
NOTA 2: Debemos considerar que los días de pre juridicos se aplican por múltiplos de 30, ya que el resto es el que se cobra cuando el cliente paga en el mes. Ejemplo: Un cliente debe el canon desde el 1 de diciembre de 2023 y va a pagar por wompi el día 10 de enero de 2024, entonces se calcula el pre jurídico para el mes vencido o sea los 30 días del mes de diciembre por el porcentaje pre jurídico definido por cada empresa y el resto de los días por el porcentaje de interés en el mes en curso.
Para realizar los múltiplos de 30, aplicando la fórmula de modulo o resto, si el resultado es cero, es múltiplo de 30, de lo contrario se restan los días para el respectivo cálculo
Formula:
Multiplo30=Mod (DiasIntereses_Prejuridico,30)
If Multiplo30>0
DiasIntereses_Prejuridico=DiasIntereses_Prejuridico-Multiplo30
Endif