Formulario Consignaciones
Se encuentra en la ruta del menú siguiente:
Al seleccionar esta opción de Consignaciones aparece el siguiente formulario:
Descripción de los campos
Consignación Nro.: Corresponde al consecutivo asignado por el sistema cuando se graban registros nuevos. No es modificable.
Botón que permite refrescar el documento por si en algún momento quedo parcialmente visualizado.
Dcto Referencia: Corresponde a un numero de documento referencia, el cual puede ser el asignado por el banco o un número que identifique la empresa. al importar recibos de caja se puede llevar opcionalmente este documento. Es opcional de acuerdo a las configuraciones de las cuentas contables si en su configuración exige documento referencia.
Fecha: Corresponde a la fecha real de la consignación. el cual debe corresponder al mes que está abierto o se realizó la consignación. El sistema valida esta fecha de acuerdo a las configuraciones contables o mes abierto. Cabe resaltar si la empresa tiene control de fechas en contabilidad se exige que la fecha sea del mismo mes abierto.
Fecha Cuadre (Rc): Muchos clientes que manejan en los recibos de caja la cuenta de caja general les gusta que la consignación tenga la fecha real del recibo de caja. esto suele suceder muchas veces que la consignación entra al banco el día siguiente, pero el recibo de caja de hizo en días anteriores, esto sucede en casos de pagos PSE, transferencias bancarias en horarios extendidos o pagos electrónicos virtuales, ya que el banco reporta la consignación con un plazo de 24 a 72 horas. también sucede cuando se llama al cliente y el reporta que ya hizo la consignación, pero no había informado.
Fecha Consignación Mes Anterior: Esta fecha se usa cuando por motivos contables, ya que se detecta una consignación de meses anteriores cuando la fecha real de la consignación es diferente, algunos contadores la ingresan en el mes siguiente para el campo fecha y en este colocan la fecha real del mes anterior en la cual se hizo la consignación. también suele suceder cuando un cliente (Inquilino o Proveedor) hizo la consignación y no reporta a la empresa dicha consignación y solo la envía en el mes siguiente cuando se hace conciliación bancaria o se hace el cobro de cartea o jurídico.
Cod. Banco: Se debe digitar el código del banco en la cual se realiza la consignación. cada empresa tiene sus respectivos códigos asignados con su nombre, cuenta contable, consecutivo y el NIT bancario. Es un campo obligatorio.
Concepto: Corresponde al código del concepto de la consignación que se desea aplicar. Por defecto cuando se graban registros nuevos se asigna el que se tiene en la configuración 1 correspondiente al campo de Concepto consignaciones. Se puede cambiar de acuerdo a las necesidades del cliente. Algunos lo cambian cuando la consignación es sin identificar o para no conciliar. ya que para estos efectos se requiere que tenga concepto y cuantas contables diferentes. esto de acuerdo a los criterios contables.
Nro. Id: Corresponde a la cédula o NIT del que realiza la consignación (inquilino o proveedor) o la que la empresa desee manejar. normalmente se deja en blanco porque las cuentas contables de bancos no piden en la cuenta contable nro. id. campo Opcional.
Detalle: Campo que da claridad a la consignación, es un campo opcional.
Concepto Comisión: Se crea en la versión 629-0, se usa cuando se maneja cobros por parte del banco la comisión virtual del servicio en el momento de realizar el depósito bancario. se usa cuando se manejan depósitos bancarios de WOMPI Bancolombia. Algunas entidades diferentes también lo usan.
Valor Comisión: Se crea en la versión 629-0, Corresponde al valor que cobran los bancos por la comisión más IVA. Se usa cuando se manejan depósitos bancarios de WOMPI Bancolombia. Algunas entidades diferentes también lo usan.
Cons. Contabilidad: Es generado automáticamente cuando se generan los asientos contables, con el fin de identificar como quedo grabado contablemente.
Usuario Inicial: Corresponde al usuario que graba o genera las consignaciones.
Id. Depósito Bancario: Se crea en la versión 629-0, Corresponde al depósito asignado por el banco para identificar la consignación por medios virtuales.
Sin Identificar: campo que se usa cuando el auxiliar contable o el contador tiene una consignación en el extracto bancario, pero no saben a quién corresponde, entonces se permite resaltar esta consignación de esta forma. Los efectos contables se graban de acuerdo al concepto que se ha digitado. para diferenciar estos valores contablemente.
No conciliar: Algunos contadores graban valores en las consignaciones y definen que ese registro no se debe conciliar. esto es a criterios contables o por decisión del contador. No suele suceder comúnmente. Ejemplo: Consignaciones grabadas de meses anteriores, que por error en el pasado no fueron grabadas, pero se necesita cuadrar el banco.
Integrado: Identifica que el campo ya se integró contablemente. no es modificable manualmente. Esto se genera por el formulario de asientos contables. Sirve como control interno y evitar duplicidad de información contable. también para hacer comparativos entre el administrativo y contabilidad en auditorias contables.
Usuario Modifico: Corresponde al usuario que modifica la consignación. Esta oculto en el formulario, pero se puede visualizar al presionar el botón de ver tabla.
Fecha Modificación: Corresponde a la última fecha que se realiza una modificación al encabezado. Esta oculto en el formulario, pero se puede visualizar al presionar el botón de ver tabla.
Detalle de Consignaciones: En este se relaciones las consignaciones realizadas. puede ser un registro o varios de acuerdo a las necesidades del cliente.
Ejemplo: Se desea identificar en una consignación que se entrega un valor en efectivo y el otro con un cheque. o solamente un registro en efectivo y otro documento con valor en cheque el cual se debe identificar con numero de cheque para control de seguimiento.
Ahora veamos que campos se pueden grabar en este detalle.
Nro. Dcto Rc: Se crea este campo en la versión 629-0. Identifica el número del recibo de caja al cual corresponde la consignación o transferencia.
Nro. Cheque: Identifica el número del cheque (se encuentra en la parte superior derecha del cheque físico) por el cual el cliente hace el pago en el recibo de caja. Sirve de control de seguimiento con el cual se control por si hay devoluciones bancarias. Campo Opcional.
Cod Banco: Identifica en código del banco cuando tiene número de cheque (se encuentra en la parte superior derecha del cheque físico). Campo Opcional
Cuenta Corriente: Identifica la cuenta corriente correspondiente al cheque (se encuentra en la parte inferior del cheque físico). campo Opcional
Valor: Corresponde al valor del recibo de caja, el efectivo, el cheque o el valor que el cliente desea digitar.
Registro: Asignado automáticamente por el sistema.
Usuario Mod: Corresponde al usuario que graba o el ultimo que modifica el registro. No se visualiza en el formulario
Fecha Modificación: Corresponde a la fecha de grabación o la última fecha que se realiza una modificación. No se visualiza en el formulario
Importar Recibos... Botón que permite abrir un formulario para generar consignaciones desde recibos de caja. Ver imagen
Este formulario realiza las consignaciones automáticamente desde los recibos de caja seleccionando los valores que están en cada recibo en los campos de consignación o transferencia. no procesa los campos con valores de efectivo y cheque.
Fecha Inicial: Corresponde a la fecha inicial de los recibos de caja a seleccionar.
Fecha Final: Corresponde a la fecha final de los recibos de caja a seleccionar
Documento Inicial: Corresponde al documento inicial (número de recibo de caja)
Documento Final: Corresponde al documento final (número de recibo de caja)
Concepto: Identifica a que concepto desea grabar los recibos de caja seleccionados en la consignación, por defecto se coloca el que figura en la tabla de configuración 1 campos concepto consignaciones.
Fecha Consignación: Corresponde a la fecha que desea que aparezca en la consignación.
No conciliar: Significa que el auxiliar contable o el contador definen que los recibos de caja seleccionados no se tienen en cuenta en la conciliación bancaria. usar esto siempre y cuando el contador defina en qué casos se deben manejar. realizado específicamente para un cliente que tiene algunos recibos de caja que debe hacer de esa forma, no es común en las empresas.
Volver a Realizar: Permite volver a realizar las consignaciones de los recibos de caja realizados anteriormente. es de gran utilidad cuando desea reprocesar de nuevo información.
Nota: Si la seleccionar de los recibos de caja es por documento. debe estar en el mes correspondiente al mismo mes