Recomendaciones Recaudos Electrónicos.
Para la siguiente ayuda se brindará las recomendaciones para recaudos electrónicos y depósitos bancarios, con el fin de lograr el buen manejo de los recibos de caja, consignaciones y las conciliaciones bancarias.
Para empezar primero se debe revisar en el Maestro de Configuración en la hoja de configuración 1 y asignar los conceptos correspondientes que a la fecha se están usando por defecto en Recibos de Caja y Consignaciones y nos nuevos para Recibos Virtuales, Consignaciones Virtuales y Comisiones Consignaciones. Según se muestra en la siguiente Imagen:
Luego en este mismo formulario, pero en la configuración 2 quitar o eliminar el chulo de campo llevar banco en recibos de caja (Llevar_Bco_Rc_Cont) Como se muestra en la siguiente Imagen:
Cuando una empresa decide manejar Recaudos bancarios como son las plataformas de WOMPI, se manejan dos procesos. Importar recaudos e importar depósitos.
Importar recaudos: Debemos tener en cuenta que lo primero que el cliente realiza para los pagos electrónicamente es entrar por la página web de cada empresa o inmobiliaria y hacer el pago correspondiente a su contrato. Luego la empresa debe realizar los recaudos por el Softinm o COEM para importar los recaudos electrónicos, el cual realiza la descarga de la cartera por medio de sus consecutivos. Cabe resaltar que estos recaudos solo informan que ya el cliente no debe la cartera, pero el dinero no ha entrado al banco, ya que estos son depositados entre 12, 24, 48 o 72 horas posteriores.
Nota: Para el buen manejo al importar los recaudos se deben primero crear por el formulario de conceptos el código de Recibos de caja Electrónicos y relacionarlo en la configuración 1 visto anteriormente.
Importar depósitos: Este es el segundo paso, el cual permite leer los depósitos bancarios que afectaron las cuentas bancarias y que fueron visualizado en los extractos. Cada banco o proveedor tiene su forma de reportar estos depósitos, consultar con su proveedor como realiza estas consultas. Ver: Importar Depósitos Bancarios
Nota: Para el buen manejo al importar depósitos se deben crear los conceptos de Recibos de caja Electrónicos, Consignaciones electrónicas y Anticipos de comisiones electrónicas. Estos códigos se deben crear por el Formulario de Conceptos para la siguiente Imagen:
Primero: Crear el concepto de Recibos de caja Electrónicos. Se recomienda que muevan una cuanta contable diferente a la de Caja General (110505) ya que esta se debe conciliar mes a mes para saber que recibos de caja electrónicos se han realizado vs los depósitos bancarios electrónicos.
Segundo: Crear el concepto de Consignaciones Electrónicas. con el fin de grabar todas las consignaciones reportadas por el banco y así conciliar correctamente estos depósitos con el extracto bancario.
Tercero: Crear el concepto de Anticipos de comisiones electrónicas. Adicionalmente se debe tener en cuenta que el proveedor electrónico WOMPI por medio de los recaudos electrónicos diarios aplica la comisión más IVA a cada uno de estos valores, los cuales son facturados los primeros días del mes siguiente. estos anticipos se deben conciliar con esta factura mes a mes para saber si el banco cobro más o menos y si están bien generados. Estos anticipos se cruzan con la factura electrónica enviada por el proveedor. Advertencia: Se debe crear para este concepto y relacionar el NIT del proveedor creado antes como prestador del servicio WOMPI. para poder grabar correctamente el anticipo en los asientos contables de consignaciones en el campo Tercero por Pagar.
Maestro de Terceros: Primero se debe crear por el formulario maestros, opción terceros el proveedor WOMPI, con su respectivo NIT e información del RUT.
Nota de Configuración:
Después de crear los conceptos de: (Recibos de caja Electrónicos, Consignaciones Electrónicas y Anticipos de comisiones electrónicas) se deben asignar en la configuración 1 según la siguiente imagen:
Nota: Las cuantas contables deben ser definidas por cada contador de las empresas y creadas por el formulario siguiente:
Advertencia
Si al generar consignaciones sale el siguiente error, es porque no se hizo la actualización de los procedimientos almacenados. El cual es obligación hacerlo cuando se actualiza la versión 629-0
