Cambiar Campos Claves
Permite cambiar direcciones, cedulas, nit y cuentas contables que contienen datos malos, con el fin de corregirlos para el buen funcionamiento del sistema y que las direcciones esten correctas con el predial, las cedulas con su respectiva identificación y la Dian y los nit con el Rut, también las cuentas contables con el PUC.
- ¿Cómo llegar? Ver la siguiente grafica:
Al presionar la opción de cambiar campos claves se abre el siguiente formulario:
Donde:
Seleccionar el campo: En esta se permite seleccionar tres formas. veamos cada una de ellas que hace
- Identificación del Tercero: Permite cambiar cedulas o nit malas
- Dirección del Inmueble: Permite cambiar las direcciones de inmuebles malas.
- Cuentas Contables: Permite cambiar las cuentas contables malas del PUC
Buscar: Permite digitar la cedula, el nit, la dirección o la cuenta contable mala.
Reemplazar por: Permite digitar la cedula, el nit, la dirección o cuenta contable buena
Nota: En caso de seleccionar el campo Dirección del Inmueble aparecerá en la pantalla la siguiente información:
Dirección Inmueble: Consiste en que la persona puede seleccionar la dirección con los campos homologados por la DIAN o por la empresa para que todas las direcciones queden con la normalización correcta y así poder buscar las direcciones de forma correcta.
Advertencia: Este proceso es muy delicado en su funcionamiento no todas las personas deben estar autorizadas para realizar este cambio, ya que este formulario afecta muchas tablas que conservan históricos y un mal manejo puede dañar información valiosa que después no podrá recuperarse. Así que la persona debe estar seguro que el campo a reemplazar sea el correcto después de los análisis correspondientes validados con los soportes de predial, Rut, Cedula, o PUC. Toda la responsabilidad recae sobre cada empresa que desea utilizar este formulario. Por eso se debe hacer copia de seguridad antes de realizar este proceso. ya que es la única forma de restaurar la información como estaba antes de ejecutar este proceso.
Reemplazar: Botón que permite que el proceso se realice y se hagan los cambios de forma correcta.
Nota : El sistema hace dos validaciones que el cliente debe autorizar en caso de que la cedula, nit o dirección a reemplazar ya existan en el sistema, ya que si se cambia por dato el historial quedará al nuevo campo, por tal motivo si ese mensaje sale, es el cliente quien esta seguro que esto puede suceder y así no perder el historial del documento anterior.
Ejemplo 1:
Se desea reemplazar la cedula mala 70567666, por la nueva cedula 70567858. El sistema detecta que la cedula nueva tiene movimiento o ya existe en el sistema, entonces el siguiente mensaje aparecerá en la pantalla:
Como se puede observar el sistema valida que la cedula o nit nuevo no exista para poder hacer el cambio automático, pero el único que sabe si esta puede suceder es empelado que desea cambiar el dato, ya que previamente hizo las validaciones correspondientes. En caso de que sea verdad se presiona Si, para que se haga el proceso.
Ejemplo 2:
Se desea cambiar la dirección del inmueble mala: TV 34 45 A 15 APTO 10, por la dirección buena: CARRERA 38 36 15 , el sistema detecta que la dirección existe y que tiene movimiento, entonces aparece el siguiente mensaje:
Como se puede observar el sistema valida que la dirección nueva no exista para poder hacer el cambio automático, pero el único que sabe si esta puede suceder es el empleado que desea cambiar el dato, ya que previamente hizo las validaciones correspondientes. En caso de que sea verdad se presiona Si, para que se haga el proceso.
Nota adicional: Si la empresa tiene Softinm Web, estos cambios afectaran la información correspondiente de SQL SERVER en la nube, con el fin de que los datos de Softinm local sean iguales a los de la nube, esto sucede por medio de la sincronización automática que tiene el sistema.
Recomendación Importante: Ver imagen siguiente.
Por ningún motivo la empresa debe olvidar hacer COPIA DE SEGURIDAD ANTES DE REALIZAR ESTE PROCESO. ya que solo la información podrá ser recuperada por medio de esta copia.