Auditoria de Comprobantes de Egresos
Se crea nuevo formulario de configuración y consulta y realizar auditorías para los comprobantes de egreso de acuerdo a configuraciones de conceptos que se desean evaluar. Esto con el fin de mostrar diez controles y así minimizar riesgos en los pagos, antes de realizar la transferencia electrónica o los pagos en efectivo.
Nota: Esto quiere decir que previamente el departamento de tesorería tuvo que haber realizado los egresos y el auditor de la empresa verifica que estos documentos cumplieron con los parámetros que se explican en los siguientes controles para cada uno de los detalles del egreso:
- Evaluar Contrato Reportado a la Asegurado (C.R.A)
- Evaluar Contrato No Garantizado (C.N.G)
- Evaluar Contratos Inactivos (C_Inactivo)
- Evaluar Pagar Vencido Propietario (P.V.P.)
- Evaluar Incrementos Pendientes del Inquilino (I.P.In)
- Evaluar Concepto con Recaudos en los Recibos de caja (C.R.Rc)
- Evaluar Cartera Vencida (C.V.)
- Evaluar Cartera Vencida Propietario con Recibos de caja Inquilino (C.V.P.Rc.I)
- Evaluar Cartera Vencida Contratos Blanco (C.V.C.B.)
- Evaluar Cartera Vencida por Cualquier Concepto (C.V.C.C.)
- Evaluar Cartera Mayor Días (C.M.D.)
La siguiente es la ruta por la cual se usa el informe:
Al presionar la anterior opción aparece el siguiente formulario:
Descripción de Campos:
Fecha: Se permite seleccionar los egresos por rango de fecha inicial y fecha final)
Documento: Se permite seleccionar los egresos por el número de egresos inicial y final.
Mostrar Alertas: Se muestran las consultas solo las que reportan al menos una alerta configurada por conceptos. Es de gran utilidad para solo revisar los egresos que encuentre alguna novedad que amerite hacer el respectivo seguimiento. y no distraerse con los conceptos que cumplen con los criterios.
Mostrar Todos los Registros: Se muestran todos los registros con alertas o sin alertas con el fin de revisar cada uno de los ítems que tiene el egreso.
Consultar: Permite seleccionar la información de los egresos de acuerdo a los campos anteriores.
Conceptos Para Auditar... Permite abrir un formulario con el fin de parametrizar todos los conceptos que se desean configurar con sus respectivas alarmas y así realizar las respectivas auditorias. Sin esta configuración no se puede realizar un buen trabajo de auditoría. Al presionar este botón aparece
Auditar: Permite llevar al comprobante del egreso el campo en verdadero o sea auditado como control de que se hizo la auditoria del documento
Permite visualizar las ayudas del formulario.
Formulario: Conceptos Para Auditar
Este formulario permite gabar todos los conceptos que se desean auditar en los egresos, con el fin de que el auditor de los egresos pueda obtener resultados valiosos y confiar que los egresos realizados por tesorería cumplieron con los propósitos configurados. Al presiona el botón Conceptos para Auditar... Aparece la siguiente imagen:
Explicación de los campos:
Registro: Consecutivo que se asigna cuando se graba el registro. Lo asigna el sistema automáticamente por número de llegada.
Concepto: Corresponde al número del concepto usado en la selección de los detalles los egresos. se pueden grabar todos los conceptos que hagan parte de los egresos o la selección que el cliente desea.
Nombre del concepto: corresponde al nombre asignado al código del concepto digitado, previamente debe estar grabado en la tabla de conceptos.
Evaluar Contrato Asegurado (Si esta Reportado): Evalúa el concepto a revisar si pertenece a un contrato asegurado y se encuentra reportado por falta de pago.
Evaluar Contrato No Garantizado: Evalúa el concepto a revisar si pertenece a un contrato NO garantizado, Siempre y cuando ese detalle tenga contrato en cartera.
Evaluar Contratos Inactivos: Evalúa el concepto a revisar si el contrato esta inactivo con el fin de advertir que este pago debe tener mucho cuidado.
Evaluar Pagar Vencido al Propietario: Evalúa el concepto a revisar si el contrato tiene matriculado que el pago al propietario de debe realizar vencido. Ejemplo el Inquilino paga el arriendo el 1 de enero, pero se le paga al propietario como mínimo al 30 de enero del mismo mes. Si el pago tiene una diferencia
Evaluar Incrementos Pendientes Inq (Por Nro. Factura): Evalúa el concepto de incrementos, con el fin de verificar que el inquilino no tenga pendiente en cartera saldos para el mismo número de documento de pago. En caso de encontrar cartera pendiente se activa la alarma. Ejemplo: Se causa en el contrato el incremento por separado en la factura donde queda una cuenta por cobrar al inquilino y una cuenta por pagar al propietario, pero la empresa tiene como condición que se le paga el incremento al propietario si el inquilino lo paga, o sea que no esté en cartera. si no se cumple esta condición y hay saldos en cartera para dicho documento se activa la alarma informando que el inquilino no ha realizado el pago.
Evaluar Concepto con Recaudos en Rc (Por Nro. Factura): Evalúa que el concepto en el egreso tenga su respectivo recaudo en un recibo de caja. Ejemplo: La empresa Xyz decide validar que un concepto digitado en el egreso se debe buscar en los recibos de caja del inquilino que este pagado, con el fin de autorizar el egreso. Esto suele suceder cuando el contrato es No garantizado y la agencia inmobiliaria decide con el propietario que el canon se le paga siempre y cuando el inquilino hace el pago correspondiente. Se recomienda que los contratos no garantizados se causen con un concepto diferente al canon para poder hacer las validaciones correctamente.
Evaluar Cartera Vencida: Evalúa que no exista cartera vencida para el propietario y el contrato en cartera, en caso de encontrar cartera vencida se activa la alerta. Esto es de gran utilidad cuando por error se realiza un pago del canon de arrendamiento de febrero y no se seleccionó por error el canon de enero.
Evaluar Cartera Vencida Propietario con Recibos de caja Inquilino: Tiene relación directa con la opción anterior. Esto quiere decir que si el propietario tiene una cartera vencida busca en la cartera del inquilino si ya tiene un pago realizado en los recibos de caja con el fin de informar al auditor que el propietario tiene cartera pendiente por pagar que el inquilino ya realizo el pago, esto con el fin de adicionar este registro en el detalle del egreso Se recomienda usar para conceptos de contratos no garantizados y para conceptos de incrementos o reajustes: Se visualiza como se muestra en la siguiente imagen:
Evaluar Cartera Vencida Contratos Blanco: Evalúa que exista cartera vencida para el propietario con numero de contrato en blanco, para cualquier concepto. Esta alarma es de gran utilidad cuando los conceptos están matriculados que no exige contrato y en algunos cobros entre terceros no se digita el contrato, porque se le debe cobrar a propietario en cualquier contrato que tenga en la agencia inmobiliaria. Esto es de gran utilidad cuando la empresa maneja algunos conceptos con estas características. Nota: no debe suceder con los conceptos de canon de arrendamientos o con comisiones el propietario. Estos siempre deben exigir contrato.
Evaluar Cartera Vencida Cualquier Concepto: Consulta la cartera del propietario y evalúa que tenga cartera vencida por cualquier concepto para el mismo contrato. En caso de tener cartera vencida, activa la alarma para informar.
Evaluar Cartera Mayor Días: En este campo de digita el número de 30 días o mayor, con el fin de evaluar la cartera que no se ha pagado al propietario y/o inquilino después de estos días. Esto con el fin de saber que hay cartera con días posteriores al canon pagado en dicho mes. Puede servir para contratos reportados a la aseguradora o para contratos no garantizados y saber que se les debe adicionalmente de meses posteriores.
Nota: Se pueden grabar tantos conceptos de egresos que desee realizar alarmas de auditoría.
Tabla de Egresos seleccionados:
En esta tabla se describen cada uno de los egresos seleccionados por el rango de la fecha o por documentos consultados. Describiendo al propietario o beneficiario del pago, la fecha, nombre del tercero el contrato y el valor pagado.
Tabla de Auditoria por Conceptos de los Egresos:
En esta tabla se encuentra cada concepto con sus respectivas alarmas seleccionadas después de hacer las validaciones configuradas en el maestro Conceptos Auditados por Egreso. Se visualizarán las alarmas de la siguiente manera:
En caso de querer una explicación se debe presionar el botón Ver y se activa las observaciones encontradas en el egreso al realizar la auditoria.
Adicionalmente después de la columna Ver, aparecen los detalles del egreso, con sus respectivos valores para su revisión.
Tabla de Cartera de Propietarios y Cartera de Inquilinos
Cartera Propietario: En estas tablas se mostrará las carteras vencidas de los propietarios por cada una de las alarmas activadas por concepto.
Cartera Inquilino: Esta tabla muestra la cartera pendiente de pago de los inquilinos para los Incrementos Pendientes del Inquilino y para Concepto con Recaudos en los Recibos de caja.