Certificados a Propietarios

Explicación de los campos que tiene el informe a continuación:

Rango de Fechas

  • Inicial: corresponde la fecha inicial para la cual se desea generar el certificado
  • Final: corresponde la fecha final para la cual se desea generar el certificado
  • Nota: el año debe ser igual para las dos fechas, ya que los certificados se entregan por año fiscal.

Propietarios:

  • Uno: Cuando se desea seleccionar un propietario para el certificado
  • Todos: se buscan todos los contratos que tuvieron movimiento para el rango de fecha seleccionado Contratos activos e inactivos 

Solo los que faltan por enviar a la web: Esta opción permite hacer un análisis entre los propietarios que ya fueron enviados a zona clientes y los que faltan, esto es de gran utilidad cuando se empieza a enviar los registros a zona clientes y por algún motivo se frena el proceso y se desea continuar en el último registro enviado y así no tener que volver a enviar los registros desde el inicio. 

Filtro para los datos:

Local: Cuando se desea seleccionar la información desde Softinm local

Zona Clientes: Cuando se desea seleccionar los registros desde zona clientes para luego enviar el correo electrónico a cada uno de los clientes seleccionados.

Nota Aclaratoria: Explicación Para tener en cuenta de cómo se filtra la información local: Esas informaciones se selecciona en el siguiente Orden:

  1. Seleccionar las facturas de contrato de arrendamiento el cual corresponde a los ingresos recibidos por cuenta de un canon de arrendamiento.
  2. Seleccionar las notas crédito que se generaron y que tienen relación directa con los ingresos facturados.
  3. Comisiones generadas por cada uno de los contratos de arrendamiento: Corresponde a la facturación de comisión generada que corresponde en formula generar al 10% del contrato, puede varían según firma de contrato de mandato.
  4. Las comisiones se les debe restar las devoluciones generadas en las notas crédito, para mostrar el saldo final de lo facturado por concepto de comisiones.  
  5. Impuestos en gastos entre terceros: Muchas veces se puede omitir la acusación de retenciones y rete IVA no causados en una factura de canon de arrendamiento o porque el inquilino hizo un porcentaje mayor o mejor de retenciones entonces se debe realizar el ajuste correspondiente, por tal motivo acá se seleccionan los impuestos de rete fuente, rete IVA y Rete Ica que no fueron causados previamente en la factura.
  6. Impuestos causados entre terceros por el modulo contable: Algunos contadores al final del periodo contable a solicitar los certificados de retenciones comprueban que los inquilinos no pagaron estas retenciones a la DIAN, entonces deben devolver el dinero a los propietarios, por tal motivo estos son grabado como ajustes contables que deben afectar el certificado al propietario.
  7. Costos o Gastos entre terceros: Estos corresponden a los gastos entre terceros que se realizan en el sistema y el cual se le deben reportar al propietario para que el defina cuales fueron los costos o gastos relacionados con el contrato y el inmueble. Para que el contador del propietario defina cuales hacen parte del costo deducible del estado de resultado. Algunas inmobiliarias solo reportan en este informe los costos descontables. Los otros que son como favores no son reportados. Algunos ejemplos para reportar son: Administraciones de propiedad horizontal, reparaciones al inmueble, servicios públicos, prediales.
  8. Causación de IVA en contratos de arrendamiento: Se debe relacionar todos los gastos en los cuales el propietario incurrió cuando el propietario es responsable del IVA y los gastos a los cuales le facturaron el impuesto. Nota: Si un propietario no es responsable del IVA este informe no se procesa.
  9. Los conceptos deben estar bien matriculados de acuerdo a los criterios contables y que tengan relación con conceptos de cartera para terceros, que se utilicen para medios magnéticos, que sean ingresos o costos según el caso. Ejemplo la facturación de canon son ingresos de mandato, los gastos de administración, reparaciones, comisiones, son costos o gastos de terceros. Los que son de impuesto deben tener matriculado el respectivo impuesto que se causa (ReteFte, ReteIva, ReteIca)

Seleccionar estilo: Se permite seleccionar los siguientes estilos de informes

1.      Informe Certificado Propietario Ingresos Resumido: Es te ya existía en versiones anteriores.

2.      Informe Certificado Propietario Ingresos Detallado: Permite seleccionar los movimientos de facturas y notas crédito sobre el canon de arrendamientos detallado mostrando los documentos generados en cada uno de los meses. Ya existía en versiones anteriores.

3.      Informe Certificado Propietario Costos Detallado: Permite seleccionar los movimientos de la facturación para las comisiones que para el propietario son costos directos sobre un canon de arrendamiento y seleccionar los gastos entre terceros. Este informe también se tenía previamente. Lo que se adiciono es totalizar por cada tercero al que se le paga la cuenta.

4.      Informe Certificado Propietario IVA: Nuevo. Permite seleccionar los IVAS generados en la facturación de canon de arrendamiento y se le adiciona todos los IVAS se generaron a nombre de un tercero en gastos entre terceros. Para que en mismo informe tenga el IVA generado y el IVA descontable relacionados por contrato y dirección del inmueble.

5.      Informe Certificado Arrendatario Canon: Nuevo. Se permite entregar el resumen de todas las facturas de canon de arrendamientos en los cuales se generaron mes a mes de forma detallada. Esto porque algunos inquilinos lo solicitan como soporte para entregar a alguna entidad financiera, no es de caso obligatorio, pero se muestra por si algún inquilino lo solicita. Este informe sale primero seleccionando al propietario relacionado con el contrato.

6.      Enviar a Zona Clientes: permite enviar a zona clientes para que pueda ser consultado por el cliente en la página web de la inmobiliaria.

7.      Enviar Correos: Nuevo. Permite enviar los cuatro certificados a los propietarios posibles a los propietarios al correo electrónico. 

8. Excel Certificado Propietario Ingresos Resumido: Permite exportar a Excel los registros del certificado a propietarios resumido

9. Excel Certificado Propietario Ingresos Detallado: Permite exportar a Excel los registros del certificado a propietarios detallado

10. Generar PDF: Permite generar solo los PDF y no enviar los correos. los archivos quedan en la carpeta: Pdf\Certificados_Propietarios


Asunto Email: Previamente la empresa de tuvo que adquirir el módulo de plantillas para cartas o correos electrónicos para poder enviar correos masivos a los clientes. Esta opción sirve para enviar a cada uno de los propietarios los cuatro certificados que se le entregan al propietario mensualmente. Se hace por medio de PDF firmados digitalmente.

Enviar Certificado resumido: Permite adjuntar en el correo electrónico el certificado de ingresos a propietarios resumido.

Enviar Certificado detallado: Permite adjuntar en el correo electrónico el certificado de ingresos a propietarios detallando cada uno de las facturas generadas por canon de arrendamiento.

Enviar certificado gastos: Permite adjuntar en el correo electrónico los costos o gastos generados por cada contrato de forma detallada documento por documento en la fecha causada.

Enviar certificado de IVA: Permite adjuntar en el correo electrónico los IVAS generados en las facturas de canon de arrendamiento y el IVA descontable en los costos. De formar resumida. Con el fin de que el propietario visualice el IVA generado y el IVA descontable.