Formulario Importar Depósitos bancarios - Consignaciones
Este formulario permite importar los depósitos bancarios que se realizan a diario cuando efectivamente el dinero se encuentra en las cuentas bancarias. Esto suele suceder entre 24 y 72 horas para que el dinero sea aplicado. En algunos casos se toman 24 horas con recaudos que el cliente realice por medio del mismo banco, por ejemplo, PAGOS BANCOLOMBIA, los pagos en PSE que son transacciones interbancarias suele demorarse más tiempo y si son pagos los fines de semana o cuando hay días de fiesta entraría el primer día hábil.
Nota: Los depósitos bancarios suelen entrar un total de dineros que hacen parte de varios valores consignados por diferentes clientes, los clientes hay que identificar recibo por recibo con el fin de conciliar diariamente que recibos de caja realizados virtualmente ya el depósito se encuentra en el banco. En el transcurso del mes todos los recibos de caja deben tener un depósito, pero en los fines de mes puede que algunos recibos de caja queden pendientes, porque el depósito entra al siguiente mes, entonces el recibo de caja queda en el mes en curso y la consignación del depósito en el mes siguiente. El cual entra en la conciliación bancaria y su respectivo extracto al mes siguiente.
Vamos a poner como ejemplo recaudos Wompi de la Empresa Bancolombia,
En el mes en curso un cliente debe un pago por valor de $1.000.000, entra por la página web y realiza el pago por modalidad PSE. El banco reporta a nuestras aplicaciones que el cliente hizo el pago el día 3 de febrero de 2024 a las 10:05 am. En tesorería realizar los recaudos por la opción: Formulario Recaudos Electrónicos (Recibos de Caja). El sistema procesa estos recaudos al día siguiente y se procede a causar recibo de caja para que la cartera quede saldada. Estos valores recaudados pueden tener cobros de intereses y zona pagos de acuerdo con configuraciones en los contratos o facturas. Una vez realizado el recibo de caja estos dineros contablemente entran a caja General, ya que el banco no ha desembolsado el dinero a nuestras cuentas bancarias, ya que este como vimos anteriormente se pueden tardar entre 24 y 72 horas.
Al día 5 de febrero llega el reporte del banco informando el depósito bancario el cual informa que el depósito realizado en las cuentas es por valor de $998,453, como pueden observar el cliente pago en el recibo de caja $1.000.000, esto quiere decir que el banco automáticamente aplica la comisión por el recaudo realizado el día 3 de febrero, cobrando como un valor de $1,300 de comisión y $247 por el IVA.
Nota: Este cobro de comisión se deben grabar como anticipos, ya que no existe una factura formal que se pueda llevar al gasto. Normalmente los bancos pasan una factura consolidada al mes siguiente cobrando todas las comisiones que se procesaron como un anticipo.
En conclusión: Todos los depósitos realizados por BANCOLOMBIA-WOMPI, llegan en un solo lote varios pagos de clientes y para cada uno especifica el cobro de la comisión. Esto significa que al banco entra un gran total del dinero y en el archivo llega discriminado cada uno de los recaudos informando a cuáles tuvieron efectividad en los dineros.
Para realizar la elaboración de los depósitos se aplican en el siguiente formulario que se encuentra ubicado menú, según la siguiente imagen:
Al presionar esta opción aparece el siguiente formulario
Descripción de Campos:
Formato: Corresponde al formato que se va a leer para procesar la información de los depósitos, Se permite los siguientes:
- Depósitos Wompi Excel - Csv: Este es un archivo que se baja por las páginas de Bancolombia – Wompi informando en un archivo de Excel con formato CSV, para ser leídos en el cual su contenido tiene uno o varios depósitos relacionados con un identificados de pagos que nuestro sistema relaciona con los recibos de caja para poder aplicar a cada clientes su respectivo recaudo – deposito.
Nota 1: en el nombre del archivo esa conformado por dos campos entre otros que me dicen el día del depósito y el identificador del depósito el cual me sirve para grabar la consignación bancaria que agrupa varios recibos de caja. Con sus respectivos valores de comisión. El contenido de las columnas que vienen en el archivo se describe en el ítem (Información de los depósitos) descrito más adelante.
Nota 2: Para saber cómo se baja el archivo desde la plataforma Wompi solicitar soporte en Bancolombia para la siguiente imagen:
Nota 3: Este es el primer paso que se debe hacer para saber que depósitos entrego el banco.
- Depósitos Wompi Grabados: Consiste en consultar los depósitos grabados que fueron leídos y seleccionados por la opción anterior (Depósitos Wompi Excel – Csv). Es de gran importancia tener estos depósitos para poder realizar la sincronización con los recibos de caja y luego realizar las consignaciones respectivas. Nota: para esta opción se debe digitar una Fecha Depósito o el Id Depósito: si ellos no se puede hacer una consulta valida.
- Depósitos Wompi Grabados sin Recibos: Esta opción suele hacerse cuando se han realizado recaudos bancarios (Formulario Recaudos Electrónicos (Recibos de Caja) antes de la versión 629-0, porque no se tenía relacionado los recibos de caja vs depósitos bancarios por medio del campo Id Pago que contiene en los archivos bancarios la trazabilidad de los documentos.
Archivo Banco: Permite seleccionar el archivo bajado desde las plataformas bancarias que contienen la información detallada de los depósitos bancarios. Se usa para la opción (Depósitos Wompi Excel - Csv:) Se permite escoger un archivo presionado botón de tres punticos ...
Id Depósito: Corresponde al identificador único para el depósito bancario. Este campo se llena automáticamente desde los archivos de Wompi Excel, que está contenido en la estructura del nombre del archivo, el cual se captura de forma automática. Nota: Para otro tipo de banco se debe digitar el campo.
Fecha Depósito: Identifica la fecha en la cual el banco realiza el depósito en las cuentas bancarias del cliente, se llena automáticamente en el formato de WOMPI.
Consultar: Presionado este botón se procede a leer el archivo seleccionado e identificar cada uno de los recibos de caja relacionados con el campo Id Pago asignado por cada banco que identifica la trazabilidad de las transacciones desde que se realizar el pago por el cliente hasta que entra el dinero a la cuenta bancaria por medio del depósito.
Información para Elaborar las Consignaciones por Depósitos
Cod.Banco: Código del banco donde se realizó el depósito bancario. campo obligatorio. Se llena automáticamente cuando se usa la opción (Depósitos Wompi Grabados)
Concepto: Corresponde al concepto que se desea llevar cuando se graben las consignaciones. Se sugiere tener un concepto para depósitos bancarios de WOMPI.
Concepto Anticipo: Corresponde a concepto por el cual se va a aplicar los asientos contables para las comisiones e IVA cobrados por el banco de forma anticipada, el cual el banco factura al mes siguientes para legalizar las transacciones y así pueda ser asentada correctamente el gasto.
Concepto para recibos de Caja: Se usa cuando se desea sincronizar los depósitos y recibos de caja que se hicieron antes de la versión 629-0. Es obligatorio cuando se selecciona el estilo 5 = Asignar Id pago a Rc.
Seleccionar Estilo: Para este campo se permite 5 posibilidades de selección. Vemos cada una de ellas.
- Grabar Depósitos: Opción 1 que permite después de leer el archivo del depósito bancario (Depósitos Wompi Excel - Csv) para que grabe en las bases de datos el contenido de cada uno de los depósitos que contiene el archivo y así saber su contenido el cual se refleja en la tabla (Información de los depósitos)
- Generar Consignaciones: Opción 2, Permite grabar las consignaciones detalladas que contiene el archivo de los depósitos grabados. Previamente se consultados por (Depósitos Wompi Grabados) y que existan registros en la tabla (Información de los recibos de caja) Es obligatorio digitar el campo (Fecha Depósito, Cod. Banco, Concepto y Concepto Anticipo). También sincronizar cada recibo de caja con su número de consignación. valor comisión y el concepto de anticipos. para legalizar el recaudo del recibo de caja vs consignación. Nota: Este proceso se debe realizar diariamente para garantizar que los recibos de caja realizados por recaudos virtuales (Wompi) tengan sus respectivos depósitos bancarios. Esto garantiza que dineros están en las cuentas bancarias y cuales las tiene el banco. También permite que la conciliación bancaria que se realizar mensualmente funciones correctamente y los extractos bancarios crucen con los registros de consignaciones.
- Exportar Depósitos a Excel: Permite exportar a Excel los Depósitos Wompi Grabados.
- Exportar Depósitos y Rc a Excel: Permite exportar a Excel los Depósitos Wompi Grabados y los recibos de caja seleccionados para dicho depósito. Sirve como auditoria de recaudos en los recibos de caja aplicados en los depósitos bancarios.
Grabar Depósitos Este botón cambia de nombre de acuerdo al estilo seleccionado previamente.
Información de los depósitos
Id Pago = Corresponde al identificador del pago, el cual nace en el momento de realizar el recaudo virtual, con el fin de identificar la trazabilidad del documento bancario.
Fecha Recaudo = Corresponde a la fecha en la cual el cliente hizo el pago virtual, o sea la fecha y la hora en la que nació la transacción
Referencia = Valor asignado por el banco para identificar la referencia
Valor Total Pagado = Valor o monto que el cliente realizó en el momento del pago, tiene relación con el Id Pago y fecha del recaudo
Moneda = Moneda por el cual se realiza el pago, normalmente es moneda colombiana.
Forma pago = Corresponde la forma en la que el cliente realiza el pago (PSE, NEQUI, BANCOLOMBIA, TARJETA DE CREDITO, ETC)
Valor Comisión = Corresponde al valor de la comisión que cobra el banco en el momento de realizar el depósito bancario
Valor Iva = Corresponde al Valor del IVA cobrado en la comisión, normalmente es el 19 porciento.
Rete Ica = Valor retención de ICA
Rete Iva = Valor retención de IVA
Rete Fuente = Valor retención En la fuente
Impo consumo = valor del Impuesto al consumo. siempre llega en cero.
Total, Desembolsado = Valor correspondiente al desembolso realizado por el banco corresponde a:(Valor Total Pagado - Valor comisión - Valor de IVA)
Registro = Valor asignado por el sistema, correspondiente a un consecutivo
Documento del Pagador = Documento del Pagador, llega en blanco
Tipo de Documento del Pagador = Tipo de Documento del Pagador. Llega en blanco
Aplicado Consignación = Describe si ya se le realizo la consignación en el sistema en blanco cuando no se ha procesado
Cons. Consignación = Consecutivo correspondiente a la consignación, cuando se genera, para tener control y auditoria.
Total Monto = Corresponde al Total de toda la columna de total pagado debe ser igual al total de recaudos de la tabla de recaudos descrita más abajo
Total Deposito = Corresponde al total desembolsado por el banco, el cual se debe estar en el extracto bancario
Información de los recibos de caja:
Id. Pago Rc = Corresponde al identificador del pago por transición, el cual nace en el momento de realizar el recaudo virtual, con el fin de identificar la trazabilidad del documento bancario. Existe en el recibo de caja para poder cruzar con el deposito
Nro. Dcto Rc = Corresponde al número del recibo de caja generado en el formulario de importar recaudos
Fecha = Fecha para el cual se realizó el recibo de caja
Valor Recibo = Valor de la consignación en el recibo de caja, tiene relación con el campo valor Pagado de la tabla (Información de los depósitos)
Nro. Id = Cédula o NIT del cliente que realizo el pago en el recibo de caja
Nombre Tercero = Nombre del cliente que realizo el pago en el recibo de caja
Fecha Consignación = Fecha en la cual se hizo el pago el cliente virtual
Cod. Banco = Código del banco donde se realizó el pago
Nombre Banco = Nombre del banco
Total Recaudos = Corresponde al total de toda la columna de recaudos
En la siguiente imagen se puede observar después de grabar depósitos en el sistema y aplicados a los respectivos recibos de caja.
