NOMINA

Formulario permite realizar los movimientos de la nómina de cada empleado, en ella se manejan cada uno de los períodos generados en el año y sacar todos los informes, acumulados administrativos y contables por cada persona.

Para el buen manejo se deben cumplir correctamente las configuraciones, como son creación de empleados, fondos, novedades, formas de pago, calendarios de pagos, configuración de la nómina y provisiones, clasificación de empleados y cajas de compensación. En caso de manejar retenciones en la fuente por salarios definir el método adecuado para el cálculo de estos valores.

Como hemos visto en diferentes explicaciones, la nómina esta conformada en devengados y deducciones, estos valores deben siempre quedar en una cuenta por pagar, ya que la nómina no es permitido que las deducciones no sean mayores a los devengados. esto está estipulado en la ley.

La nómina es generada principalmente por la opción de Generar Nómina

En caso de hacer una nómina manual se hacer por esta opción de acuerdo con la imagen siguiente.

Descripción de los campos:

  • Nro. Documento: Corresponde al consecutivo automático del sistema, no se permite modificar.
  • Fecha de Pago: Corresponde a la fecha del período en el que se genera la nómina. por defecto trae la fecha del sistema.
  • Seleccionar: Permite consultar la nómina de un empleado, ya sea por consecutivo o por cedula.
  • Consecutivo de Cartera: Generado automáticamente, significa que tiene una cuenta por pagar en cartera para elaborar el egreso.
  • Forma de pago: Corresponde al período de pago, semanal, decadal, quincenal. revisar los autorizados por la DIAN.
  • Período de pago: Cada forma de pago tiene un período, si la nómina es semanal tendrá 52 períodos al año, si es decadal son 36 períodos al año, si es quincenal tendrá 24 períodos al año. en cada mes hay que definir el período correspondiente. al digitar el período el sistema informa el rango de las fechas que le corresponden.
  • Concepto: Código del concepto por el cual se va a llevar a cartera, con su respectiva configuración contable.
  • Empleado: Cedula del empleado.
  • Novedad: Código de la novedad, puede ser devengados o deducciones. debe existir en el formulario de Novedades
  • Descripción: En el momento de digitar el código de la novedad se muestra la respectiva descripción.
  • Horas: Corresponde a las horas devengadas en la novedad. advertencia, todas las novedades que constituyen salario deben colocar las horas correspondientes, con el fin de la sumatoria de horas por período correspondan a las pactadas por cada empleado. cabe resaltar que las bonificaciones, comisiones, bonos, ETC no se manejan por horas, si no por cantidad, en este caso se coloca 1.
  • Valor: Normalmente corresponde al valor de la hora de la novedad cuando son devengados, en caso de ser deducciones el valor pagado.
  • Préstamo: En caso de ser una deducción y hace relación a préstamos que la empresa le hace al empleado, seleccionar este campo y a continuación le asigna el consecutivo al que hace referencia para calcular los abonos al préstamo.
  • Nro. préstamo: En caso de que la novedad se deducción a un préstamo, asignar el numero del préstamo al que hace referencia.
  • CodCc: Si el empleado y la cuenta contable pide centro de costos, se le debe asignar el respectivo costo definido por la contabilidad.
  • Fecha Inicial, Fecha Final: Algunas novedades exigen que se digite las fechas en que se realiza el devengado. Ejemplo: novedades de salario en manejo de horas extras diurnas y nocturnas, días festivos, vacaciones disfrutadas, incapacidades, huelgas legales, ETC. Estas fechas son solicitadas en la nómina electrónica en sus respectivos anexos técnicos.
  • Tipo Incapacidad: En caso de reportar incapacidades del empleado cuando se presenten es de obligatoriedad identificar que tipo de incapacidad es: (Común, profesional, Laboral).
  • Días Prima: En caso de que la novedad devengada sea el pago de la prima, se debe reportar el número de días que hacen referencia al pago. en caso de ser parciales, porque no trabajo todo el semestre se reportan parciales. Ejemplo: lo normal son 180 días a las que tiene derecho el empleado que haya trabajado todo el semestre. en caso de que el empleado ingrese a la empresa en el transcurso del semestre se reportan los días trabajados desde un ingreso laboral.
  • Llevar: Corresponde a la novedad que lleva a cartera y afecta los devengados y deducciones. normalmente en la nómina todas las novedades llevan a cartera, pero hay unas excepciones. 1. El pago de las cesantías que se consignan al fondo. estas deben ser reportadas en la colilla de pagos, pero el valor es consignado a los fondos. 2. bonos alimenticios: estos normalmente se entregan al empleado por tarjetas de Sodexo u otros y el empleado disfruta de estos pagando con la tarjeta, en ningún momento la empresa entrega efectivo. por tal motivo se deben reportar a la DIAN, pero no afectan los totales por pagar en la colilla de pago. 3. Dotación: se debe reportar el valor que el empleado recibe por esta novedad, pero el empleado en ningún momento recibe dinero para que afecte la colilla de pago. Este campo se parametriza por el maestro de novedades.
  • Botón que permite para la nomina seleccionada causar las vacaciones correspondientes cuando el empleado los solicita o se le cumple el año efectivo. Ver Vacaciones.
  • Permite hacer los cálculos correspondientes de los detalles devengados que constituyen salarios para que se liquiden correctamente la salud y pensión el cual tenga obligaciones. Nota: Cada que se recalculen vacaciones o detalles devengados se debe usar este botón para manejar correctamente.
  • Permite hacer los cálculos correspondientes de retenciones si el empleado cumple con la parametrización de la tabla de retenciones y solidaridad si el salario es mayor a 4 salarios mínimos vigentes.
  • Permite generar las cesantías e intereses cuando el empleado las solicita de forma anticipada, cumpliendo con los aspectos de ley.
  • Total a Pagar: Corresponde al valor que se le paga en la nomina generada. Devengados menos deducciones.
  • Permite generar nominas para devengados que se suban desde Excel el cual van a generar documentos independientes a los generados en el mes. estos devengados son novedades no salariales, con el fin de separar la nomina y otros devengados. Ejemplo: Bonos alimenticios, Dotación a empleados, Aguinaldos y primas extralegales. Al presionar esta botón se muestra el siguiente forumario:

Definición de campos:

Fecha: Fecha que se va a generar el documento de la nómina.

Forma de pago: corresponde a la forma de pagar la nómina (Semanal, Decadal, Quincenal, Mensual).

Periodo de pago: Corresponde al periodo que se va a pagar la nómina. cada forma de pago tiene su respectivo periodo.

Concepto: Corresponde al código del concepto para llevar a cartera.

Archivo a importar datos: Corresponde al archivo que se hizo en Excel para procesar la nomina.

Subir Archivo: Permite subir el archivo de Excel, realizar las validaciones para luego generar la nomina.

Valor Total: Sumatoria de los valores unitarios que se subieron de Excel para validaciones.

Generar: Este botón permite genera la nomina para cada empleado en nominas independientes de todo el archivo de Excel