Clasificación de Empleados


Este formulario es uno de los más importantes de la nómina, ya que desde este y la unión del maestro de empleados se genera toda la nómina en cada periodo y es el que da la información más importante en el intercambio de datos con la DIAN en la nómina electrónica. por tal motivo debe ser configurado de la mejor manera para evitar errores en los reportes fiscales y no incumplir con la validación previa.

Antes de llenar este formulario se debió primero configurar: Empleados, Fondos de cesantías, pensión, riesgos profesionales, salud, cajas de compensación, países, municipios donde se presenta el trabajador a sus labores en el mes. En caso de manejar turnos se debe definir correctamente el formulario de turnos. El siguiente es la imagen del formulario:

Descripción de los campos:

  • Empleado: Corresponde a la cedula del empleado que presta los servicios en la empresa, el cual se debe reportar a la DIAN.
  • Novedad Salario: Se digita la novedad por la cual se le va a causar la nómina al empleado, normalmente es la numero 100, pero algunas empresas definen números diferentes por cuestiones de manejo, como por ejemplo definir las sedes o sucursales. Nota: debe estar creado primero en el maestro de novedades.
  • Caja de Compensación: Se permite matricular la caja de compensación a la cual pertenece el empleado. debe existir en el maestro de cajas. Cada empresa debe estar afiliado a una caja por ley, por zonas o sucursales pueden existir diferentes, de acuerdo con la que exista en ese departamento.
  • Fondo de Salud: Por ley cada empleado debe tener un fondo de salud, el cual le permite hacer las deducciones correspondientes al salario. Nota: Debe existir en sus respectivos maestros de fondos.
  • Fondo de Cesantías: Cada empleado debe tener un fondo de cesantías para el cual se le consigna cada año y tiene efecto mensual en las provisiones. es un campo obligatorio y debe estar creado en el maestros de fondos.
  • Fondo de Pensiones: Este campo es obligatorio, cada empleado debe pertenecer a un fondo, pero cuando el empleado este jubilado se crea un fondo genérico y de desactiva el campo liquidar aportes de pensión.
  • Riesgos profesionales: Cada empresa tiene varios riesgos de acuerdo con la actividad que tiene el empleado de la empresa. se le debe asignar su riesgo correspondiente y debe existir en el maestro de riesgos.
  • Grupo cuanta contable: Los empleados suelen pertenecer a nivel contable a los grupos de 51 = Administrativos, 52 Ventas o comercial y la 71 a producción. Cada empleado debe tener el grupo correspondiente que el contador le defina al empleado. Cabe resaltar que si la empresa maneja centro de costos y el empleado se mueve por varios centros de costos en el mes, se debe parametrizar de acuerdo con las horas laboradas en el mes por cada centro de costos.
  • Salario Mensual: Corresponde al salario base por el cual se le liquida la nómina al empleado en cada uno de sus respectivos periodos. Si un empleado tiene modificaciones en el salario se debe grabar l salario anterior en el botón de Incremento. Esto para conservar su historial . Ver al final de este informe
  • Valor Bonos: Se permite configurar los bonos que el empleado tiene cada periodo, con el fin de tener su respectivo control. Este campo debe ser registrado a la DIAN en facturación electrónica. se aconseja si por cada periodo se le pagan bonos, grabarlos en el formulario de devengados.
  • Tipo de Contrato: Campo obligatorio se debe seleccionar: Indefinido, Fijo, Obra, estudiante, practicante. Este campo se debe informar en nómina electrónica.
  • Forma de Pago: Corresponde al periodo que la empresa le paga el salario al empleado, debe existir en la tabla de formas de pago (Semanal, Decadal, Quincenal, mensual). debe ser reportado a la DIAN, campo obligatorio.
  • Tipo de Salario: Fijo o Variable. Fijo corresponde cuando el empleado no tiene modificación en el salario durante el año, solo el incremento inicial en el año. si el empleado tiene comisiones, bonificaciones y horas extras, debe figurar como salario variable. Nota: Si el empleado tiene incrementos en el año, se debe configurar variable para calcular correctamente su promedio mensual.
  • Tipo de Cotización: La DIAN estipulo una tabla genérica por la cual se debe definir a los empleados el cual debe ser reportado en la facturación electrónica. Se debe leer bien esta tabla y seleccionar la adecuada para el empleado.
  • Régimen Laboral: En Colombia existen Ley 50 y ley anterior. seleccionar la adecuada de acuerdo con el tiempo laborado en la empresa.
  • Fecha final del contrato: Debe ser llenado cuando el empleado no preste más sus servicios, este campo se envía a la DIAN, en caso de que tenga una fecha valida.
  • Liquidar Subsidio Transporte: Seleccionar este campo en caso de que el empleado se le liquide subsidio, en Colombia los empleados con dos salarios máximo se le debe liquidar subsidio. validar con la norma en caso de que exista alguien empleado por el cual no se le liquide este campo.
  • Liquidar aportes de salud: por defecto a todos los empleados se les debe liquidar este aporte, se puede quitar en algunos casos especiales, leer bien la norma para quitar este campo.
  • Liquidar aportes de pensión: por defecto a todos los empleados se les debe liquidar este aporte, se puede quitar en algunos casos especiales, leer bien la norma para quitar este campo. Ejemplo Jubilados.
  • Calcular Icbf y Sena (provisiones): En la norma actual, este campo ya no se liquida por nómina. leer bien la norma si sucede en caso contrario.
  • Calcular salud (provisión): Por defecto a todos se debe liquidar provisión, validar la norma en qué casos no se usa.
  • Turno: Cuando el empleado maneje turnos, se debe configurar cada vez que se cambie el turno, puede tener un turno en particular genérico. si maneja turnos se aconseja manejar tarjeta de nómina para registrar correctamente.
  • Cod país Trabajo: Se maneja cuando el empleado tiene varios países en su labor, se define en la que mayor tiempo permanece en el mes.
  • Municipio Trabajo: Se usa para identificar donde permanece más en tiempo el trabajador mensualmente. ejemplo: la sede principal es Medellín, pero el empleado se desplaza a otro lugar a prestar su servicio diferente a la empresa. cuando sale de viaje laboral.
  • Medio de Pago: Se le debe definir el medio de pago por el cual recibe el pago (Efectivo, cheque, consignación).
  • Observaciones: Al final de formulario se permite grabar observaciones con el fin de tener información adicional que no se tenga en los campos.
  • Subir Incrementos Excel: Permite subir los incrementos de todos los empleados a principio de año, esto con el fin de tenerlos organizados en un archivo de Excel para agilizar el proceso cuando son muchos empleados. Se abrirá un formulario que hace validaciones y permite subir el archivo.


MAESTRO DE INCREMENTOS

Descripción de los campos:

  • Nro. Ident: Corresponde a la cedula del empleado
  • Fecha de Incremento: Fecha en la cual se realizó el nuevo incremento.
  • Salario Anterior: Corresponde al salario que tenía antes del incremento.
  • Porcentaje de Incremento: Se define el porcentaje que se hizo en el incremento
  • Salario Nuevo: Nuevo salario asignado al empleado