NOMINA
La nómina es uno de los aspectos más importantes de las empresas y la contabilidad financiera.
En primer lugar, la nómina es de vital control para cada uno de los empleados que conforman la empresa, ya que existen una variedad de controles que cada empresario debe tener para poder informar correctamente a los diferentes entes de control y financiero. Hoy en día se le suma un control adicional que es la Nómina Electrónica, la cual debe ser implementada por todas las empresas que tengan obligaciones de presentar mes a mes los reportes de cada empleado en sus labores y discriminar las novedades de devengados y deducciones por periodos, pero acumuladas mensualmente, el cual deben ser reportadas en los primeros diez días de cada mes en forma electrónica. Esto permite que estos gastos sean deducibles de renta, si no se reportan estos gastos, la empresa se verá golpeada significativamente en el estado de resultados, ya que no podrá descontarse estos rubros que son los más importantes para todos los empresarios.
Otro aspecto importante es que la nómina tiene muchas normas, leyes y reglamentos que deben ser llevados de forma adecuada para poder garantizar un buen pago a cada empleado y generar los valores financieros en cuestiones de parafiscales, fondos de salud, pensión y cesantías. Adicionalmente tener el historial de los pagos realizados a los empleados y generar sus certificados de ingreso.
Como todos sabemos el salario es uno de los aspectos motivacionales principales de los empleados, pero estos valores tienen obligaciones fiscales y parafiscales que se deben controlar adecuadamente para mantener un buen resultado financiero y así tener datos concretos, oportunos y precisos.
Es muy importante tener los datos bien parametrizados de cada empleado, con el fin de pagar con exactitud y oportunamente sus devengados y deducciones con las retenciones correctas, tanto en beneficio del empleado como la empresa y así poder entregar los reportes e informes electrónicos de manera apropiada.
Los siguientes son las novedades definidas por la DIAN en sus anexos técnicos versión 1.0.
Devengados:
SueldoTrabajado: Corresponde al valor que el empleador paga de forma periódica al trabajador como contraprestación por el trabajo realizado, este puede ser fijo o variable de acuerdo a la unidad de tiempo en que las partes hayan acordado el pago.
AuxilioTransporte: Parte de los viáticos pagado al trabajador correspondientes a medios de transporte y/o los gastos de representación. Valor de Auxilio de Transporte que recibe el trabajador por ley, según aplique
ViaticoManuAlojS: Parte de los viáticos pagado al trabajador correspondientes a manutención y/o alojamiento.
ViaticoManuAlojNS: Parte de los viáticos pagado al trabajador correspondientes a manutención y/o alojamiento No Salariales.
HED: Utilizado para Atributos de Horas Extras Diarias de Devengos del Documento.
HEN: Utilizado para Atributos de Horas Extras Nocturnas de Devengos del Documento.
HRN: Utilizado para Atributos de Horas Recargo Nocturno de Devengos del Documento.
HEDDF: Utilizado para Atributos de Horas Extras Diarias Dominicales y Festivas de Devengos del Documento .
HRDDF: Utilizado para Atributos de Horas Recargo Diarias Dominicales y Festivas del Documento.
HENDF: Utilizado para Atributos de Horas Extras Nocturnas Dominicales y Festivas del Documento.
HRNDF: Utilizado para Atributos de Horas Recargo Nocturno Dominicales y Festivas del Documento.
VacacionesComunes: Utilizado para Atributos de Vacaciones Comunes del Documento.
VacacionesCompensadas: Utilizado para Atributos de Vacaciones Compensadas del Documento.
Primas: Utilizado para Atributos de Primas de Devengos del Documento.
Cesantías: Utilizado para Atributos de Cesantías de Devengos del Documento.
CesantíasIntereses: Utilizado para Atributos de Cesantías de Devengos del Documento.
Incapacidad: Utilizado para Atributos de Incapacidad del Documento.
LicenciaMP: Utilizado para Atributos de Licencia de Maternidad o Paternidad del Documento.
LicenciaR: Utilizado para Atributos de Licencia Remunerada del Documento
LicenciaNR: Utilizado para Atributos de Licencia No Remunerada del Documento.
Bonificación: Utilizado para Atributos de Bonificación del Documento. Pueden se: Salariales (Son valores pagados al trabajador en forma de incentivo o recompensa por la contraprestación directa del servicio.) y No Salariales (Son valores de incentivos pagados al trabajador de forma ocasional y por mera liberalidad o los pactados entre las partes de forma expresa como pago no salarial)
Auxilio: Utilizado para Atributos de Auxilio del Documento. Pueden ser Salariales ( Son beneficios, ayudas o apoyos económicos, pagados al trabajador de forma habitual o pactados entre las partes como factor salarial) y No Salariales (Son beneficios, ayudas o apoyos económicos, pagados al trabajador de forma ocasional y por mera liberalidad o los pactados entre las partes de forma expresa como pago no salarial)
HuelgaLegal: Utilizado para Atributos de Huelga Legal del Documento.
OtroConcepto: Utilizado para Atributos de Otro Concepto del Documento.
Compensación: Utilizado para Atributos de Compensación del Documento.
BonoEPCTV: Utilizado para Atributos de Bono Electrónico o de Papel de Servicio, Cheque, Tarjeta, Vale, etc del Documento.
Alimentación: Valor que el trabajador recibe como concepto no salarial, por medio de bonos electrónicos, recargas, cheques, vales. es decir, todo pago realizado en un medio diferente a dinero en efectivo o consignación de cuenta bancaria.
Comisiones: Utilizado para Todos los Elementos de Comisiones de Devengos del Documento.
PagosTerceros: Utilizado para Todos los Elementos de Pagos a Tercero de Devengos del Documento - Beneficios en cabeza del Trabajador que se pagan a un proveedor o tercero.
Anticipos: Utilizado para Todos los Elementos de Anticipos de Devengos del Documento.
Dotación: De conformidad con lo previsto en el artículo 230 del Código Sustantivo del Trabajo, o la norma que lo modifique, adicione o sustituya, corresponde al valor que el empleador dispone para suministrar la dotación de sus trabajadores.
ApoyoSost: Corresponde al valor no salarial que el patrocinador paga de forma mensual como ayuda o apoyo economía al aprendiz o practicante universitario durante su etapa lectiva y fase práctica.
Teletrabajo: Valor que debe ser pagado al trabajador cuyo contrato indica expresamente que puede laborar mediante teletrabajo.
BonifRetiro: Valor establecido por mutuo acuerdo por retiro del Trabajador.
Indemnización: Valor de Indemnización establecido por ley.
Reintegro: Valor que le regresa la empresa al trabajador por una deducción mal realizada en otro pago de nómina.
Deducciones:
Salud: Utilizado para Atributos de Salud del Documento.
FondoPensión: Utilizado para Atributos de Fondos de Pensión del Documento.
FondoSP: Utilizado para Atributos de Fondo de Seguridad Pensional del Documento - Todo trabajador que devengue un sueldo que sea igual o superior a 4 salarios mínimos, debe aportar un 1% al fondo de solidaridad pensional.
Sindicato: Las cuotas que los trabajadores sindicalizados deben aportar al sindicato al que estén afiliados, y siempre que medie autorización del empleado.
Sanciones: Utilizado para Atributos de Sanción del Documento. Nota: Todas se van como sanción privada, ya que las publicas son del empleado con el estado.
Libranza: Las cuotas que el empleado deba pagar a una entidad financiera, para la amortización de un crédito que le haya sido otorgado por libranza.
PagosTerceros: Deducciones en cabeza del Trabajador que se pagan a un proveedor o tercero.
Anticipos: Deducción por Anticipos de Nómina.
OtrasDeducciones: Otro tipo de deducción dentro de la Nómina.
PensionVoluntaria: Valor correspondiente al ahorro que hace el trabajador para complementar su pensión obligatoria o cumplir metas específicas.
RetencionFuente: Si hubiere lugar, la empresa deberá calcular y retener al empleado el valor correspondiente a retención en la fuente por ingresos laborales. Este valor será declarado y consignado en la respectiva declaración mensual de retención en la fuente.
AFC: Corresponde a (Ahorro Fomento a la construcción).
Cooperativa: Las cuotas o aportes que los empleados hagan a las cooperativas legalmente constituidas.
EmbargoFiscal: Los embargos ordenados por autoridad judicial competente contra los empleados deben ser descontados de la nómina por la empresa y consignarlos en la cuenta que el juez haya ordenado.
PlanComplementarios: Valor de planes complementarios de salud al que el trabajador se encuentran afiliado, siempre que medie autorización del empleado.
Educación: Valor de servicios educativos que el trabajador autorice descuento.
Reintegro: Valor que le regresa el trabajador a la empresa por un devengo mal realizado en otro pago de nómina.
Deuda: Valor que se deba pagar por las obligaciones que el empleado tenga con su empresa, como puede ser un crédito que ésta le haya otorgado, o como compensación por algún perjuicio o detrimento económico que el empleado le haya causado a la empresa.