NOTAS CRÉDITO
Las notas crédito son documentos que la DIAN exige para ser reportadas en la facturación electrónica con validación previa. Debemos tener claro que las notas crédito están divididas en dos: Notas propias y notas entre terceros. Para efectos de facturación electrónica se reportan a la DIAN las notas propias y las notas entre terceros, pero estas ultimas con una gran aclaración.
Hagamos una breve explicación de los dos tipos de notas crédito:
Notas propias: Como su nombre lo dice son notas que el emisor realiza y afectan las cuentas de ingreso (41 y/o 42). Este tipo de nota debe ser reportada a la DIAN, normalmente son notas que se hacen a los clientes (Comisiones, Venta de productos, avalúos, Comisión por venta de propiedades, Venta de inventarios, etc.)
Ejemplo:
- La empresa vende producto terminado al cliente y por algún motivo (ver conceptos DIAN devoluciones) se necesita hacer una nota crédito por du devolución total o parcial.
- Se cobra una comisión al propietario por el 10% del canon y se requiere hacer una devolución por mayor valor cobrado.
- Se hace una comisión por venta de un inmueble y se hace nota crédito por cambio de valor.
- Se hace una factura por avalúos de una propiedad y se genera una rebaja o descuento.
- Se vende 20 tornillos de acero y se hace nota crédito por devolución de 10 tomillos que salieron defectuosos.
Notas crédito entre terceros: Permite enviar las notas crédito que se realicen a los contratos de mandato. se debe tener mucho cuidado con no involucrar los terceros que no sean inquilino ni propietarios, ya que esto seria un error de representación en los contratos de mandato. Solo son validos los canon de arrendamientos y las administraciones entre inquilinos y propietarios.
Advertencia: Todas las notas crédito (Propias o entre terceros) deben ser realizadas con base a una factura previamente hecha el mismo día o anteriores. y reportar el concepto definido por la DIAN en le numeral 14.2.4. No hacerlo correctamente puede incurrir en errores ante la DIAN que pueden ser sancionados de acuerdo a los decretos definidos por la DIAN y es responsabilidad del gerente demostrar porque motivos fueron realizadas esas notas en caso que no sean justas o presenten alguna anomalía por parte de los empleados. Ver grafica donde se debe digitar el numero de la factura:
Nota: La DIAN definió que estas notas crédito, deben ser reportadas con un código que las identifique y las nombro con el numeral 14.2.4 Concepto de Corrección para Notas crédito, Versión 1.8. Ver la siguiente gráfica:
Estos conceptos deben ser digitador de acuerdo al motivo de la nota crédito en el siguiente campo que se muestra en la grafica:
Envío de Notas a la DIAN:
Toda nota débito o crédito debe ser enviada a la DIAN para su control. este se hace después de hacer correctamente la nota presionando en la barra de herramientas el botón imprimir. ver grafica siguiente:
Después de presionar con el mouse el botón de impresión, aparecerá el siguiente formulario:
Se presiona con el mouse el botón de Generar Factura Electrónica y aceptar. Este proceso lo que hace es hacer una comunicación con el Web Service de la DIAN y trasmitir la nota a validación previa. el tiempo aproximado es de 10 segundos por trasmisión. se envía una a una cada nota, en caso de reportar un error los servidores de la DIAN, se debe corregir inmediatamente de acuerdo el mensaje reportado y volver a enviar, no se permite enviar la siguiente si previamente no esta aceptada por la DIAN.
En caso de que se generen mensajes de error y no sea posible la interpretación del mensaje, hacer llamada a empatía para posibles soluciones.
Nota: es importante tener internet de rápida comunicación para mejora la sincronización de los documentos con la DIAN. Las pruebas se hicieron con internet de fibra óptica.