¿Qué es Eventos de Factura Electrónica?

Corresponde a enviar por medio de un mensaje electrónico la aceptación de recibo de una factura, de recibo del bien o servicio, para un reclamo de una factura, para aceptación expresa o tácita de las facturas. Adicionalmente se podrán enviar las facturas como titulo valor por medio del RADIAN.

¿Cuáles son los Tipos de Eventos?


Los eventos que vienen de los anexos técnicos de la versión 1.8 que actualmente permite recibir las facturación de las empresas. Están estipulados los siguientes eventos:


  • 030 Acuse de recibo de Factura Electrónica de Venta (ADQUIRIENTE)
  • 031 Reclamo de la Factura Electrónica de Venta (ADQUIRIENTE)
  • 032 Recibo del bien y/o prestación del servicio (ADQUIRIENTE)
  • 033 Aceptación expresa (ADQUIRIENTE)
  • 034 Aceptación Tácita (EMISOR)


Nota: Estos eventos eran opcionales, pero en la resolución 085 de 2022, se reglamento para que sean puestos en operación por medio de del siguiente artículo:


“Artículo 34. Mensaje electrónico de confirmación del recibido de la factura y de los bienes y/o servicios adquiridos. De conformidad con lo establecido en el inciso 10 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, la factura electrónica de venta que se expide en una operación a crédito o que se otorgue un plazo para el pago de la misma, se constituirá en soporte de costos, deducciones e impuestos descontables cuando el adquirente confirme el recibido de la factura y de los bienes o servicios adquiridos, mediante mensaje electrónico remitido al emisor, atendiendo las condiciones, mecanismos, requisitos técnicos y tecnológicos establecidos en el Anexo Técnico de Factura Electrónica.”


¿Obligados a reportar los Eventos?


  • Adquirientes de Bienes o Servicios a crédito o los que tengan plazos para el pago.
  • Adquirientes que deseen que estos documentos queden soportados como costos, deducciones e impuestos descontables.


¿Plazos?


  1. La implementación para el envío de los eventos se debe realizar a partir del 13 de julio de 2022. por medio de software propio, proveedor tecnológico o software gratuito de la DIAN.
  2. Los eventos 030, 031, 032, 033: Estos deben ser enviados a la DIAN en los tres días siguientes de haber recibido la factura o los bienes y servicios.
  3. El evento 034 podrá ser enviado por el EMISOR después de tres días si no ha recibido los eventos anteriores por parte de ADQUIRIENTE.


¿Cuál es la mejor forma de trabajar estos eventos?


Actualmente suceden en cierta forma de como se van ejecutando cada uno de los pasos que suceden en la facturación electrónica los cuales venimos realizando por mas de un año. la siguiente es la forma mas común de hacer una trazabilidad de los documentos electrónicos:


  1. El cliente le envía la factura a la DIAN para la validación previa.
  2. Después de recibir de parte de la DIAN la aceptación previa, el emisor procede a enviar un correo electrónico al adquiriente en el cual llega un archivo ZIP, con las especificaciones técnicas descritas por la DIAN y que con mínimo debe contener dos archivos electrónicos, uno el XML de aceptación previa de la factura y la factura electrónica que contiene su respectiva firma digital y segundo un archivo en PDF con la representación grafica.
  3. El adquiriente recibe el correo y procede a leer el archivo ZIP, en la mayoría de los casos las empresas solo leen la representación grafica, ya que leer el XML requiere de conocimientos técnicos que muchos no tienen los conocimientos de como leerlos. La forma de hacer este proceso es descomprimir el archivo en la carpeta temporal y luego llevarla a la carpeta correspondiente de Gestión Documental y la subcarpeta: Compras Electrónicas. en esta carpeta se crean carpetas de cada una de las empresas que envía el correo de sus facturas. Ejemplo: Empatía, Éxito, Epm, Tigo, Etcétera
  4. En las carpetas anteriores se conservan todos los documentos electrónicos recibidos con el fin de tenerlas organizadas y así poder anexar fácilmente en los sistemas de gestión documental del software de Empatía.
  5. Entrar al sistema Coem o Softinm y matricular estos archivos en el formulario Eventos Facturación Electrónica, el cual se explica mas adelante.
  6. Al grabar los eventos según el caso, el cual el orden de secuencia de cada evento es primero 030, segundo 032, tercero 031, cuarto 033. Cabe resaltar que la Dian para efectos de cumplir con el articulo 34 de la resolución 085 son los eventos 030 y 032 opcional 031 dependiendo del caso. los demás eventos se usan en el RADIAN (033 y 034). aunque en muchos casos es decisión de cada empresa si debe usar estos dos eventos, consultar con su contador, abogado, tributario o sus respectivos asesores de como usar cada uno de estos eventos ya que es responsabilidad fiscal del contador, revisor fiscal o representante legal.
  7. Enviar cada evento en su respectivo orden a los sistemas electrónicos de la DIAN.
  8. Cada evento enviado a la DIAN es enviado al EMISOR por medio de correo de facturación electrónica.
  9. Revisar en los portales de la DIAN si el evento conserva la trazabilidad correspondiente para que queden bien justificados los costos, deducciones e impuestos descontables.


Configuración eventos electrónicos

1 . Formulario configurar opción facturación electrónica:

En este formulario se permite cambiar el prefijo por el cual la empresa desea enviar los eventos, por defecto se asigna el prefijo EVF, pero puede ser cambiado de acuerdo a las necesidades de cada empresa.

para estos eventos no se necesita solicitar habilitación en la DIAN ni tampoco solicitar consecutivos ni resolución. Por defecto se empieza con el consecutivo en 1 y se incrementa automáticamente por cada envío.


2 . Configurar al empleado

Esto se se hace para que de forma automática al realizar un evento se le asigne el empleado que entro al sistema, con el fin de ahorrar tiempo de digitación. Ver el siguiente imagen:

En el campo de Código Usuario: Se asigna el usuario por el cual el empleado entro al sistema.

Esto permite usar al momento de enviar el evento a la DIAN, los nombres, apellidos, cargo y centro de costos exigidos por el anexo técnico 1.1 del RADIAN.


3 . Configurar facturación Electrónica:

En este caso todo ya se encuentra configurado ya que todos los clientes manejan facturación electrónica propia la cual están usando en el momento. los clientes que no tenga facturación electrónica con empatía no pueden usar este formulario y lo deben realizar con su proveedor tecnológico o sistema gratuito de la DIAN


4 . Configurar las bases de datos en la versión de SQL server 2019.

Este proceso se debe validar antes de instalar la versión 599, ya que se necesita que tenga compatibilidad con SQL server.


5 . Se deben reinstalar las Dlls versión 2.1.3

Se deben reinstalas las versión 2.1.3 generado con fecha 11 de Julio de 2022 o mayor.


6 . Publicar las APIS desde Admin.Softinm para cada empresa


Grabación y envío de eventos para facturación


Este formulario se encuentra dependiendo de la aplicación a usar:


  • Para Usuarios de Coem. Se realiza por el siguiente menú:

  • Para los usuario de Softinm por el siguiente menú:


  • Al presionar cualquiera de estas dos opciones aparece el siguiente formulario:

Botones:

  • Duplicar: Botón que permite duplicar un evento cuando ya fue enviado a la DIAN. Ejemplo. Después de haber hecho el evento numero 030 y enviado a la DIAN, se procede a duplicar los eventos 031, 032, 033, con el fin de agilizar procesos de forma rápida y cuando es el mismo empleado el que debe hacer el envío de los eventos. Solo se debe adicionar las notas respetivas que desee enviar de acuerdo al evento.
  • Enviar Dian: Botón que permite después de haber grabado el evento para que se realice la validación previa y se envíe el correo al emisor de la factura. Antes de enviar se validan los campos obligatorios.
  • Xml: Después de haber enviado el documento a la Dian, se puede presionar este botón para leer el respectivo XML.
  • Pdf: Después de haber enviado el documento a la Dian, se puede presionar este botón para leer el respectivo PDF.
  • Validar Dian: Botón que permite validar un evento después de haber sucedido algún error por parte de la Dian como por ejemplo tiempo de respuesta en la aceptación, se debe validar el documento para validar si fue recibida. Se usa de la misma forma que ha sucedido en facturación y nomina electrónica.

Información General

  • Consecutivo: Corresponde al consecutivo del evento, al presionar nuevo se coloca en cero y al grabar se asigna el respectivo consecutivo asignado.
  • Prefijo: Corresponde al prefijo asignado en la pestaña de configuración para el prefijo de eventos. Este se explico en configuraciones anteriormente.
  • Numero: Corresponde a la unión entre el prefijo y el consecutivo, el cual es exigido por el validador de la Dian.
  • Fecha Elaboración: Corresponde a la fecha en que se realiza el evento.
  • Hora Elaboración: Corresponde a la hora en que se realiza el evento.
  • Tipo Dcto Referencia: Corresponde al tipo de factura (01 facturación, 02 Facturación de exportación, 03 Instrumento electrónico de transmisión tipo 03, 04 Factura electrónica de Venta - tipo 04)
  • Dcto Referencia:  Corresponde al numero de la factura que envío el emisor.
  • Cufe: Corresponde al CUFE que fue enviado a la Dian de la factura del emisor.
  • Ver: Botón que permite ir a los portales de la Dian, verificar que la factura fue enviada por el emisor a la Dian, también cada vez que se envíe un evento permite consultar la trazabilidad de los eventos enviados por el Adquiriente. Esto se recomienda consultarlo para estar seguros que cumplir con la norma o resolución 085.
  • Cons Compra: Corresponde al consecutivo cuando fue procesado el XML del emisor, con el cual se hicieron las validaciones que el archivo esta correctamente leído y se pudo procesar correctamente, es generado automáticamente después de leer el AD XML.
  • Archivo Xml (Ad): Corresponde al archivo enviado al correo electrónico del adquiriente el cual fue guardado en las carpetas de gestión documental en compras electrónicas. Al final de este campo se encuentran los botones de tres puntos y el de ver. El de los Tres puntos me permite buscar el archivo, el cual procesa el archivo, lo lee y procesa el contenido para validar emisor, adquiriente, dcto referencia, tipo dcto referencia, cufe, para ser llenados automáticamente y no tener que digitarlos manualmente. En botón de Ver le permite observar el contenido, debe tener conocimientos técnicos para entender el archivo.
  • Archivo Pdf: Corresponde al archivo enviado al correo electrónico del adquiriente el cual fue guardado en las carpetas de gestión documental en compras electrónicas. Al final de este campo se encuentran los botones de tres puntos y el de ver. El de los Tres puntos me permite buscar el archivo y el de Ver permite abrir el archivo para observar su contenido y así validar que los campos procesados anteriormente son correctos.
  • Nro id Emisor: Corresponde a la empresa que va a realizar el envío del evento a la Dian. En este caso el adquiriente del bien o servicio
  • Nro Id Receptor: Corresponde al proveedor que realiza la venta del bien o servicio al cual se le va a enviar el evento de su factura enviada el correo.
  • Nro Id Empleado: Corresponde al empleado que va a realizar el evento y lo va a enviar a la Dian. Por defecto se llena con el usuario que entro al sistema.
  • Código del Evento: Corresponde al evento que va a realizar (030, 031, 032, 033)
  • Código rechazo: Corresponde al código de rechazo por el cual no va a aceptar la factura, solo se llena si el evento es 031. Lo códigos permitidos son los siguientes:
  • 01 Documento con inconsistencias    
  • 02 Mercancía no entregada totalmente
  • 03 Mercancía no entregada parcialmente
  • 04 Servicio no prestado
  • Cude: Corresponde al código único del evento. generado automáticamente cuando se envía a la Dian. Se debe cumplir las especificaciones técnicas del anexo versión 1.8.
  • Notas: Se usa para todos los eventos cuando se desea hacer claridad de acuerdo a decisiones del empleado.
  • Notas Tácitas: Se debe cumplir con notas que cumplan con los requerimientos de la Dian. a continuación se colocan los textos que pueden ir de acuerdo a las normas del emisor del bien o servicio.
  • Se deben cumplir con los siguientes textos que están escritos en el anexa técnico y acomodarlos de acuerdo a lo sucedido: Se debe leer el anexo técnico para saber que usar: