Documento Soporte Electrónico
Este documento no es nuevo, de acuerdo al articulo 771-2 del estatuto tributario, todas las empresas que se deseen descontar sus costos o gastos en la declaración de renta deben hacer el documento soporte para soportar dichos gastos. Hasta el 1 de agosto de 2022 la DIAN permitía que estos documentos se hicieran por computador y que fueran impresos en papel para que estos gastos tengan valor tributario, pero a partir de esta fecha todos los documentos elaborados debe ser enviados a la DIAN por medio de validación previa cumpliendo con los anexos técnicos versión 1.1
Por tal motivo empatía desde enero de 2021 realizó el módulo de documento soporte para cumplir con el estatuto tributario el cual permitía grabar cada gasto de persona natural o extranjero.
Muchos empresarios se acogieron a este modelo he hicieron juiciosos estos gastos por el sistema, el cual a partir de estos momentos podrán emitir este documento a la DIAN con mayor facilidad y sin incumplir los tiempos reglamentados.
En la versión 600-0 en Softinm yo la 314 de Coem podrán emitir este documento con su respectiva validación previa.
En este nuevo formato se agregaron campos nuevos que debían ser adicionados como son los terceros residentes y no residente, fecha de vencimiento, forma de pago (Contado o a Crédito) medio de pago (Efectivo, cheque, consignación, tarjeta debito o crédito) y la hora de grabación o envío de cada documento. Estos campos se adicionaron al sistema y por defecto se llenaron de acuerdo a la tabla del País que tiene el tercero para definir su ubicación (Residente o no residente), la forma de pago se coloco de contado, el medio de pago la DIAN permite colocar sin definir y la hora el primer minuto de su respectiva grabación. ejemplo si el documento fue grabado a el 5 de julio de 2022 se coloco hora 00:01:00, iniciando el día, esto para cumplir la norma.
Adicionalmente en el detalle de los gastos se crearon los campos de porcentaje IVA, por si algún cliente desea hacer claridad y grabar este campo, pero hacemos la salvedad que hoy todos los obligados a facturar IVA deben tener facturación electrónica para que las empresas se puedan descontar estos gastos, ya que los POS no están autorizados como soporte de gastos. Pero como algunos contadores tienen algunos criterios esto es bajo su responsabilidad.
También se creo un campo de tipo de registro el cual es permitido 4 valores. 1 = identifica el costo o el gasto (grupos de cuentas 14, 15, 16, 17, 51, 52, 73, 74, por defecto) el sistema los idéntica automáticamente en el momento de su grabación. estos son los que se reportan a la DIAN en el formato XML en sus líneas de detalle como su respectiva compra. Los demás tipos son: 2 = Impuestos, 3 = a Retenciones y 4 = otros.
Con el fin de dar una mejor explicación para algunos clientes que no tengan implementado el formulario vamos a detallar conceptos y para los nuevos que deseen reforzar los nuevos campos.
Primero que todo el formulario se encuentra en la siguiente ruta.
Al presionar esta opción aparece el siguiente formulario.
Vamos a explicar cada unos de los campos separando este proceso en tres grupos: Encabezado, grupo y detalle con el fin de entender mejor el formulario.
ENCABEZADO:
Donde:
Consecutivo: hace referencia al consecutivo grabado en la tabla de consecutivos con la descripción: (Documento Soporte Encabezado). Corresponde a un control de encabezado para agrupar varios documentos soportes. normalmente cuando hay varios documentos soporte es cuando se manejan cuadres de caja menor para cada empleado que tenga este cargo y así controlar estos gastos en un solo documento y poder hacer el desembolso posteríos por parte de la tesorería de la empresa.
No siempre son cuadre de caja. algunos son gastos que tienen un solo documento soporte como gastos de compras en el exterior. como el pago de dominios, hosting, bases de datos, Netflix, etc.
También gastos de mantenimientos de computadores, soporte a software cuando el tercero es una persona natural y el cobro se hace a crédito.
Fecha Eleb: Corresponde a la fecha de elaboración del documento que se va a enviar a la DIAN. Si por algún motivo después de grabar el documento se desea cambiar la fecha de elaboración y la hora automáticamente porque pasaron las 48 horas permitidas por la DIAN para el envío del documento con solo presionar el texto Fecha Elab: el sistema le pone la fecha y la hora actual del servidor o computador.
Hora Elab: Hora de elaboración en la cual se graba el documento.
Fecha CxP: Corresponde a la fecha en la cual el va a pagar el valor en cartera, esta relacionado con el modulo de egresos. Se usa para pagos a crédito.
Valor CxP: Valor a pagar en le documento. Cuando es un documento de caja menor, es el total a pagar por el desembolso.
Comprobante: Documento fuente que maneja o define el contador para grabar estos gastos. Preguntar a su respectivo contador cual se debe manejar para estos casos.
Concepto CxP: El concepto que se lleva a cartera con la respectiva cuenta por pagar. que se encuentra al frente en el campos Cuenta CxP
Empleado: Cédula del empleado que graba el documento, con el fin de tener control de grabación del cuadre de caja menor.
Tercero CxP.: Corresponde al tercero al cual se le va a realizar el pago, en caso de ser un documento de caja menor este documento se graba en este campo a nombre de la persona que maneja la caja menor. el cual contiene el valor de varios documentos del gastos.
Cod Cc CxP: Corresponde al centro de costos por el cual se desea realizar el pago. Es informativo.
Cons Cartera: Hace referencia con el consecutivo con el que quedo grabado en cartera, para hacer el respectivo pago. no todos los documentos deben ser llevados a cartera. ya que por ejemplo los que se pagaron con tarjera crédito o debito ya están pagos entonces muchos no hacen egresos, solo mueven la cuenta de banco en el momento de grabar el documento.
Generar Cartera: Lleva el registro al formulario de cartera.
Norma contabilidad: De acuerdo a como este parametrizado el sistema este campo se actualiza solo. consultar con el contador como desea manejarlo, en caso que no este normalizado. actualmente ya todas las empresa lo manejan ya que deben cumplir con las NIIF.
Cons Contabilidad: Corresponde al consecutivo contable cuando ya esta integrado.
Legalización: Este campo permite identificar que solo es para legalizar ante la DIAN el documento, pero no tiene efectos contables. En algunas empresas graban los documentos en el formulario de contabilidad desde Excel después de grabar este registro y manejar otro tipo de control.
Integrado: Permite identificar este documento que ya se encuentra generado en contabilidad, para control de modificaciones y control contable.
GRUPO:
+: Botón que permite agregar u nuevo documento soporte. al presionar este campo el Dcto Soporte se coloca en cero. el cual se muestra el numero correspondiente cuando se graba.
+ Concepto: Permite grabar de forma automática el grupo del documento soporte y el detalle de acuerdo a la parametrización de los conceptos y cuentas. esto es de utilidad para empleados que no tienen conocimientos contables y el contador define parametrizaciones por concepto para cada gasto que tiene la empresa. agiliza el proceso en un 90 porciento y le garantiza al contador una excelente grabación con cero errores.
Docto Soporte: Corresponde al consecutivo de la resolución solicitada en la DIAN. es de obligatoriedad pedir su respectivo rango de consecutivos y que tenga fecha de control activo.
Prefijo: Corresponde al prefijo de la resolución autorizada.
Dcto Proveedor: Campo obligatorio, se coloca el asignado por el proveedor cuando este lo tenga. colocar cualquiera en caso de no tener.
Fecha: Corresponde a la fecha del documento del proveedor. Para la DIAN se lleva la fecha del día que se firma el documento. o sea cuando se envía a la DIAN. cabe recordar que en el manejo de caja menor se almacenando cada uno de los gastos el cual cada documento tiene su respectiva fecha, esta es la que se coloca en este campo.
Nro. id: Corresponde a la persona natural por el cual se le hizo la compra. no se acepta personas jurídicas.
Nombre Tercero: Corresponde al nombre del proveedor.
Info Ad.: Corresponde al botón de información adicional. ver grafico de info adicional que de describe mas adelante.
Dian: Identifica si el documento ya fue enviado a la DIAN y esta aceptado. cuando el documento es enviado este documento no podrá ser modificado.
Registro: Control de consecutivo interno. para consultas de soporte en caso de hacer seguimiento técnico.
Estado: esta campo es informativo cuando el documento fue modificado. los estados son: N = Nuevo, A = Modificado, E = Eliminar. Los documento soportes en su grupo no se permiten eliminar cuando ya fue grabado.
Como expresamos anterior mente con respecto al botón de Info Adiciona al presionar aparece la siguiente información. Importante para envíos s la DIAN
Tercero Proveedor: Corresponde al grabado en el nro. id anteriormente.
Procedencia del proveedor: Corresponde a Residente o No residente. se debe tener en cuenta los criterios fiscales que expresa el estatuto tributario. Si desea mas información presionar en el formulario el texto que dice Nota: Clic para leer en la DIAN
Descripción Compra: campo obligatorio que describe lo que se compra con el fin de informar a la DIAN
Medio de pago: los clientes están familiarizados con este campo, ya que en facturación electrónica se usa constante mente. permite grabar efectivo, cheque, tarjeta de crédito, tarjeta debito.
Forma de Pago: Identifica si la compra fue a crédito o de contado.
Fecha vencimiento: Si es a crédito colocar la fecha en la cual va a realizar el pago.
Explicación del Botón +Concepto
Nota: Todos los campos ya están explicados anteriormente. Pero este formato es de gran utilidad cuando el contador define conceptos para agilizar la grabación de los documentos. Esto funciona correctamente cuando el contador parametriza correctamente cada uno de los gastos de la empresa por medio de conceptos. A criterio contable.
DETALLE:
Cuenta: Cuenta contable del gasto, del impuesto y retenciones.
Cuenta NIIF: cuenta contable niif., se trae automáticamente si se maneja la norma ambas.
Detalle: descripción del detalle de la compra o la cuenta.
Tipo: 1 Debito, 2 crédito.
Valor: valor del registro contable.
Base: si la cuenta pide base grabar el valor correspondiente.
Pje IVA: Opcional corresponde al IVA cobrado en la factura. Se recuerda que las facturas con IVA deben están en facturación electrónica. Responsabilidad contable en caso de ser digitada.
Cod Cc: Código del centro de costos en caso que la cuenta lo pida.
Nombre centro de costos: Nombre del centro de costos digitado.
Tipo de Registro: corresponde al tipo de registro el cual es permitido 4 valores. 1 = identifica el costo o el gasto (grupos de cuentas 14, 15, 16, 17, 51, 52, 73, 74, por defecto) el sistema los idéntica automáticamente en el momento de su grabación. estos son los que se reportan a la DIAN en el formato XML en sus líneas de detalle como su respectiva compra. Los demás tipos son: 2 = Impuestos, 3 = a Retenciones y 4 = otros.
Nota: a la DIAN se llevan los registros que sean 1 = costos o gastos.
Registro: Control de consecutivo interno. para consultas de soporte en caso de hacer seguimiento técnico.
Estado: Esta campo es informativo cuando el documento fue modificado. los estados son: N = Nuevo, A = Modificado, E = Eliminar.
Total Debito: Total de todos los registros de naturaleza debito.
Total Crédito: Total de todos los registros de naturaleza crédito .
Diferencia: Muestra el valor del descuadre de todo el documento.
ENVIAR DOCUMENTO SOPORTE A LA DIAN
Después de grabar todos los documentos soporte se deben enviar a la DIAN los documentos. La resolución dice que los documentos deben ser enviados a la DIAN con un máximo de 48 horas después de haber sido grabados en el sistema.
Para poder usar este servicio de debe solicitar autorización por medio de un correo electrónico. tiene costo su configuración. esta ubicado en la siguiente ruta en el menú:
Al presionar esta opción se muestra el siguiente formulario:
Año: Corresponde al año comercial.
Mes: Mes activo en el sistema para enviar documentos.
Consultar las no Enviadas: Selecciona los todos documentos soporte para el año y el mes digitados que no se han enviado a la DIAN.
Consultar Enviadas: Permite consultar los documentos que ya fueron enviados a la DIAN con el fin de ver el xml o el PDF.
Nro. Id. Emisor: Se puede digitar la cedula del proveedor para saber los documento enviados.
Nro. Documento: Cuando se desea consultar un documento soporte. debe incluir el prefijo.
Consultar: Realiza el proceso de la consulta de acuerdo a los filtros solicitados.
Enviar DIAN: Permite enviar los documentos a los servidores de la DIAN, no se envía el correo electrónico al emisor. ya que no es obligatorio esta en la resolución.
Validar DIAN: Permite validar en la DIAN los documentos cuando por lentitud del servidor de la DIAN no se obtuvo respuesta del documento.
XML: Permite visualizar el xml del documento soporte enviado a la DIAN.
PDF: Permite visualizar el Pdf del documento soporte enviado a la DIAN. es una representación gráfica en formato estándar cumpliendo con las especificaciones técnicas expresadas en la versión 1.1 de la DIAN.